Tiedon löytäminen haulla modernissa SharePoint-intranetissä

Intranetiä rakentaessa käytetään aikaa ja vaivaa siihen, että huolehditaan sinne tallennettavan tiedon jäsentämisestä ja löydettävyydestä ja parannetaan käyttökokemusta useilla keinoilla.

Kaikista toimista huolimatta voi olla, ettei tärkeä tieto löydy riittävän nopeasti ja vaivattomasti pelkästään valikoita tai linkkejä seuraamalla. Viimeistään tällöin lukijan on turvauduttava hakutoimintoon. Mikä tekee hakutoiminnosta hyvän ja käytettävän tiedonhakijan näkökulmasta mietittynä?

 

Intranetin käyttökokemuksen parantamisen välineet

Intranetiin sijoitettavan tiedon informaatioarkkitehtuurin suunnittelussa on tärkeää muistaa, että onnistuneessa intrassa on kaksi yhtä tärkeää näkökulmaa. Yhtäältä kyse on siitä, että sisällöntuottajille on eri asioista kertoville sisällöille looginen sijoituspaikka. Toisaalta taas siitä, että tiedon lukijat löytävät nämä loogisiin paikkoihin sijoitetut tietosisällöt tarvittaessa vaivattomasti.

Intraneteillä on tapana sisältää huomattavan suuri määrä tärkeää tietoa, joten lukijan käyttökokemusta voidaan parantaa rakentamalla sisältöä tarjoavia täsmänostoja, oikopolkuja ja linkkivinkkejä.

Näiden lisäksi hakutoiminnallisuuden on oltava toimiva, koska sitä tyypillisesti käytetään viimeisenä oljenkortena, kun haluttu tieto ei ole löytynyt muilla keinoilla. On myös käyttäjiä, jotka eivät lainkaan yritä navigoida kaipaamansa tiedon äärelle muilla keinoin, kuin käyttämällä hakutoimintoa.

Hyvän hakutoiminnon keskeinen vaatimus on, että hakutoiminto löytyy helposti. Haun käyttämisen kannalta on ehdotonta, että haku tuottaa tuloksia. Eikä mitä tahansa tuloksia, vaan hakijalle tärkeitä hakutuloksia.

 

SharePointin moderni haku on Microsoft-haku

Moderneilla sivustoilla käytetään Microsoft-hakua (Microsoft Search), jonka ominaisuuksiin ja käyttövinkkeihin tässä blogikirjoituksessa keskitytään. SharePointissa on edelleen mahdollisuus siirtyä klassiseen hakuun, mutta tätä ei käsitellä nyt tässä blogipostauksessa.

Microsoft-haun tulokset on personoitu hakijalle. Käytännössä tämä tarkoittaa, että samalla hakusanalla hakutulokset minulle voivat olla toiset kuin kollegalle. Haun tulosten personoinnissa hyödynnetään Microsoftin Graphia, joka analysoi käyttäjän toimintatapoja, käyttäjän ryhmiä, kollegoiden kanssa tehtyä yhteistyötä, käsiteltyjä asiakirjoja ja muuta toimintaa Office 365:ssä. Kertynyttä tietoa hyödynnetään nostamaan hakutuloksissa korkeammalle ne käytettyyn hakuehtoon täsmäävät hakutulokset, jotka liittyvät tietosisältöön, jota hakija todennäköisemmin kaipaa juuri tällä hetkellä. Haku huomioi käyttöoikeudet, joten hakijalla on vähintäänkin lukuoikeus kaikkiin hakutuloksiin.

Kuinka tämä ilmenee käytännössä SharePointissa tietoa hakiessa? Microsoft-haun hakulaatikko on esillä jokaisella sivulla yläreunassa. Hyvän haun ominaisuuksiin palatakseni, näin hakutoiminto on helposti löydettävissä. Microsoft-haun tunnistat oheisesta hakulaatikosta ja hakulaajuuden perusteella vaihtuvasta hakukehotteesta (”Hae sivustoista”, ”Hae tästä sivustosta” ”Hae tästä kirjastosta”).

Ensimmäisen haun laajuus riippuu siitä, mistä haku suoritetaan. Jos ensimmäinen valistunut arvaus haun laajuudesta ei ole oikea, voidaan hakulähdettä laajentaa tai täsmentää tarvittaessa. Eri hakulaajuudet järjestyksessä laajimmasta suppeimpaan ovat:

Jos tietoa on saatavilla paljon, voidaan tarkallakin hakutermillä saada mittava määrä hakutuloksia. Tällöin oikean tiedon löytämisessä auttavat mahdollisuudet rajata hakutulosta tulostyypin (kaikki tyypit, tiedostot, sivustot, uutiset) tai muokkauspäivämäärän avulla.

Entä tiedon tallentamisen näkökulma? Mihin sisällöntuottajan tulee arvata täyttää sellainen tieto, jonka perusteella sisältöä tullaan jatkossa hakemaan?

Ei huolta, tätä ei tarvitse yrittää arvata etukäteen, vaan SharePointissa käytettävä Microsoft-haku hakee tietoa kaikkialta missä tekstimuotoista tietoa on tarjolla. Haku huomioi mm. sivustot, tiedostojen ja käyttäjien nimet, itse lisätyt kirjastosarakkeet, hallitut metatiedot, sekä esimerkiksi tiedostojen sisällöt! Informaatioarkkitehtuuri ei ole tärkeää pelkästään intran käyttäjille ja sisällöntuottajille vaan myös hakupalvelu tuottaa hakutuloksensa informaatioarkkitehtuurin tuloksena syntyvien metatietojen perusteella.

 

Haun tilanne, nyt ja tulevaisuudessa

Klassinen haku on pikkuhiljaa väistymässä, ja hakukokemusta yhtenäistetään jatkuvasti. Koska moderni Microsoft-haku ei vielä tarjoa kaikkia samoja ominaisuuksia kuin klassinen haku tarjosi, on klassiselle hakusivulle mahdollista siirtyä edelleen. Toisaalta, jos moderniin hakuun kaipaa esimerkiksi klassisesta hausta tuttuja suodattimia, voi hyödyntää SharePoint-kehittäjäyhteisön toteuttamaa PnP Modern Search -laajennusta omassa Office 365 -tenantissaan.

Moderni Microsoft-haku hyödyntää Graphia tuottaakseen mahdollisimman tärkeitä ja personoituja hakutuloksia tavoitteena löytää juuri ne oikeat sisällöt, joita lukija kaipaa hakua tehdessään. Ei mikään helppo tehtävä, mutta haku onnistuu tässä verrattain hyvin. Ainakin sen verran hyvin, etten ole koskaan kyseenalaistanut haun tuloksia ajattelemalla ”Miksihän tuota tiedostoa X minulle tarjotaan”.

Tulevaisuudessa yhdistetty Microsoft-haku pyrkii yhdistämään kaikki mahdolliset hakukokemukset, joita SharePointissa ja Office 365:ssä tällä hetkellä on mahdollista käyttää. Modernista hausta vielä tällä hetkellä puuttuvia ja kaivattuja ominaisuuksia, kuten hakusuodattimet klassisen haun puolelta, tuodaan osaksi modernia hakukokemusta.

Tiekartalla on myös Windows-käyttöjärjestelmän haun yhdistäminen Office 365:n osaksi Microsoft-hakua. Käytännössä tämä tarkoittaisi tilannetta, jossa sisältöä etsiessä ei tarvitse enää miettiä, mistä haluttu vastaus löytyy. Voi keskittyä kysymään oikean kysymyksen oikean hakutuloksen saamiseksi riippumatta siitä onko tieto työasemalla, intranetissä vai jossain muussa Office 365 -palvelussa. Jo tällä hetkellä Microsoftin Bing-haku mahdollistaa tietojen etsimisen myös organisaation tiedoista ja tiedostoista kirjautumalla ja kytkemällä oma Office 365 -tunnus Bing-hakuun

Hyvä ja toimiva haku ei mahdollista tiedon tallennustapaa, jossa kaikki tieto kaadetaan yhteen suureen kasaan ja jätetään tiedon löytäminen hakutoiminnon varaan. Itseasiassa, esimerkiksi sisällön fyysisenä tallennuspaikkana käytetyn sivuston ollessa tiedon etsijän kannalta oletushakukonteksti, on toimivan informaatioarkkitehtuurin suunnittelu vähintään yhtä tärkeää kuin aina ennenkin.

Jos informaatioarkkitehtuuri askarruttaa, niin Sulavan kurssilla Moderni SharePoint intranet alustana perehdytään siihen, kuinka intranetin suuret linjat toteutetaan siten, että sisältö on sekä ihmisten että hakupalvelun löydettävissä. Lisätietoa informaatioarkkitehtuurista voit lukea Katja Jokisalon blogikirjoituksesta Intranet Information Architecture – Part 1 – What is it?