TerraWise
Infra-alan asiantuntijayritys Terrawisella oli tarve parantaa projektien hallinnan prosesseja ja työkaluja. Tarkkojen arvoketjutarkastelujen pohjalta Sulava auttoi yhtiötä rakentamaan erittäin helppokäyttöisen, automaatioon pohjautuvan järjestelmän, jonka vauhdilla edenneessä kehittämisessä hyödynnettiin Microsoftin Power Platform -tuotteita.
Rakennus- ja infra-alalla toimiva Terrawise toteuttaa asiakkailleen monimuotoisia ja hyvin eri kokoisia infrarakentamisen, maarakentamisen, viherrakentamisen ja louhintatöiden projekteja. Yrityksessä työskentelee paljon teknisiä toimihenkilöitä, jotka hallinnoivat projekteja ja roolista riippuen tuottavat, hakevat, tallentavat ja jakavat niihin liittyvää tietoa. Näiden projektien ja sisäisen prosessien hallintaan Terrawise halusi uuden järjestelmän.
Itselle räätälöity ratkaisu
Projektien tehostamiseen tähtäävän ohjelmistoprojektinsa alkuvaiheessa Terrawise tutki monia olemassa olevia järjestelmäkokonaisuuksia tavoitteenaan löytää ratkaisu, joka soveltuisi koko organisaation tarpeisiin. Lopulta yritys päätyi tekemään määrittelytyön itse yhteistyössä Sulavan kanssa.
”Tavoitteenamme on alusta asti ollut rakentaa mahdollisimman helppokäyttöinen liiketoimintaa ohjaava järjestelmä, joka vastaa laajasti koko organisaatiomme tarpeisiin”, kertoo projektista vastannut Terrawisen kehityspäällikkö Antti Matikainen. ”Yhtiössämme on kuusi eri yksikköä, joiden työntekijöillä on hyvin omanlaiset tarpeet, emmekä löytäneet yhtä valmista ratkaisuja, joka olisi soveltunut niihin kaikkiin. Näin päädyimme tekemään itsellemme räätälöidyn ratkaisun yhteistyössä Sulavan kanssa.”
Arvoketjut tarkassa tarkastelussa
Projektin alkuvaiheessa tehtiin sisäisiin haastatteluihin perustuva arvoketjutarkastelu, jossa määriteltiin organisaation eri osa-alueiden tekemisen arvoa lisäävät tekijät, prosessien osalliset, tekotavat, ajoitukset ja IT-järjestelmät.
”Rakensimme tätä kokonaisuuden ymmärtämiseen tähtäävää tarkastelua kolmen kuukauden ajan, jonka jälkeen meillä oli selkeä ymmärrys siitä mihin tarpeisiin tulevan järjestelmän piti vastata. Keskeisenä ajatuksena oli nykyisen tekemisen tehokkuuden lisääminen automaatioon pohjautuvan järjestelmän avulla, ei niinkään prosessien muuttaminen”, Matikainen kuvailee.
Käyttöystävällisyys avainasemassa
”Lähtökohtanamme oli tehdä selkeä, intuitiivinen järjestelmä, jota on helppo käyttää myös hyvin vähäisillä ICT-taidoilla”, Matikainen sanoo.
Terrawisen uuden järjestelmän suunnittelun ja rakentamisen ytimessä oli nimenomaan käyttöystävällisyys. Ohjelmistoon sisäänpääsystä haluttiin tehdä mahdollisimman helppo ja käytettävyyteen kiinnitettiin todella paljon huomiota projektin joka vaiheessa.
Automaation ja selkeän navigoinnin avulla pyrittiin varmistamaan, että kaikkiin tarpeellisiin asioihin pääsee käsiksi minimiklikkauksilla. Tietotekniset asiat pyrittiin piilottamaan käyttäjän ulottumattomiin selkeyden maksimoimiseksi. Myös laiteriippumattomuuteen myös kiinnitettiin huomiota eli mobiilikäyttö haluttiin optimoida käyttäjää palvelevaksi.
Käyttöliittymä ja sovellus pyörii Microsoft Teamsissa ja data tulee SharePointista, joten käyttö onnistuu vaivattomasti eri ympäristöissä. Projektien tilat provisioidaan automaattisesti Teamsiin, jossa suunnitteluosiot sijaitsevat omilla välilehdillään.
MS Power Platform -työkalut moottoreina
Uuden järjestelmän teknisessä toteutuksessa hyödynnettiin liiketoiminnan kehittämiseen ja tehostamiseen tarkoitettuja Microsoft Power Platform -työkaluja. Näiden työkalujen automatisoitujen ominaisuuksien ansiosta projekti eteni alkuvaiheen määrittelyjen jälkeen hyvin vauhdikkaasti – näytettävää oli jo heti ensimmäisenä päivänä.
Power Automate -työkalulla rakennettiin omien määrittelyiden pohjalta automatisoituja ja älykkäitä työnkulkuja. Näin järjestelmään saatiin luotua tarvittavaa ja haluttua nopeutta ja helppokäyttöisyyttä.
PowerApps -tuotteella puolestaan rakennettiin sovelluksia, joilla pystytään toteuttamaan tarvittavia toiminnallisuuksia hyödyntämällä SharePointissa olevaa dataa. PowerApps mahdollistaa omien käyttöliittymälle varustettujen liiketoimintasovellusten rakentamisen ilman sovelluskehitystä.
Personoidulla koulutuksella maaliin
Uuden järjestelmän käyttöönotto aloitettiin asteittain heinäkuussa 2020 ja koulutustyö jatkuu edelleen nyt syyskuussa.
”Vaikka järjestelmän käytön idea on olla mahdollisimman helppokäyttöinen on koulutuksella kriittinen rooli projektin onnistumiselle. Tällainen tuotehan on juuri niin hyvä kuin miten ihmiset sen kokevat ja alkuun täytyy päästä vaivattomasti”, Matikainen kertoo.
Terrawisen kuudessa tiimissä työskentelevät järjestelmän käyttäjät ovat niin eri tasoisia ja tarpeet niin omanlaisia, että massakoulutuksia ei päätetty järjestää lainkaan vaan koulutukset toteutetaan henkilökohtaisesti.
Tiivistä yhteistyötä korona-ajasta huolimatta
Yhteistyö Sulavan kanssa sujui tehokkaasti vaikka työtä tehtiinkin koronakevään ytimessä. Eteneminen tapahtui iteratiivisessa hengessä eli ennakkoon tehtyjen arvoketjumäärittelyiden pohjalta edettiin pala kerrallaan ja vietiin osa-alueita tuotantoon – isoimmat asiat ensin, jonka jälkeen edettiin pienempiin kokonaisuuksiin.
”Meille työskentelytapa oli erittäin miellyttävä ja joustava, ja projekti tuntui etenevän kevyesti eteenpäin”, Terrawisella projektia vetänyt Matikainen sanoo. ”Sulavan konsulttiin oltiin jatkuvassa interaktiivisessa kontaktissa, joka oli myös yksi hyvän lopputuloksen avaimista.”
Matikaisen mukaan olennaista tällaisen projektin onnistumisessa on myös se miten paljon itse yritys dedikoi siihen resursseja: ”On äärimmäisen tärkeää ymmärtää mitä ihmiset tällaiselta järjestelmältä haluavat ja siihen täytyy panostaa itse vahvasti. Sitä työtä ei koskaan kannata kokonaan ulkoistaa.”
TerraWise Oy
TerraWise Oy on infra-alan kokonaisvaltainen toimija, joka palvelee asiakkaitaan Uudenmaan, Pirkanmaan ja Varsinais-Suomen alueilla.
Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu syyskuussa 2020