Tuottava tietotyöympäristö sokerileipurin opeilla

Kyllä tietotyöläisen elämä on sitten helppoa ja mukavaa. Ei tarvitse kuin istua työpöydän ääressä tai vaikka sohvalla jalat nostettuna ja naputella konetta. Tietotyö on kuin kakku, tarvitaan monen kerroksen osuminen ja makuyhdistelmät kohdalleen, jotta käyttäjän elämästä tulisi aidosti helppoa. Mutta miten?

Jos ajatellaan työpaikan tietotyöympäristöä kakkuna, niin yksinkertaiseen kakkupohjaanhan tarvitaan vain lasillinen munia, lasillinen jauhoja, lasillinen sokeria ja teelusikallinen leivinjauhetta. Samat ainesosat tietoympäristössä olisivat yrityksen verkko- ja palvelinympäristöt, verkkoliikenteen mahdollistaminen, eli tapa päästä maailmalle ja laitteet, joita käytetään. Kun kakkupohja paistetaan, se nousee ja siihen tulee kuohkeutta. Tämä on valittu pilviympäristö, eli M365 pilvi. Jotta kakku ei jää pannukakuksi, siihen kaivataan mukaan tietoturvaa, joka mahdollistaa kakun kumoamisen leikkaamista varten.

Kaikkia yrityksen työntekijöitä kiinnostaa valmis kakku, varsinkin johtoa. Kakun leipominen ohjataan helposti IT:lle, vaikka IT usein tekeekin vain kakkupohjan. Pohja on siis IT:n vastuulla, joka tyypillisesti vastaa yrityksen toimivasta infrastruktuurista. Tässä vaiheessa kakku on vielä hieman kuiva leipomus, joka ei edes näy juurikaan käyttäjälle. Yrityksen johtoa pohjan tulisi kuitenkin kiinnostaa varsinkin riskienhallinnan, kuten tietoturvan varmistamiseksi. Tietoturvan voisi ajatella leivinjauheena, jota ilman kakku ei kohoa.

Kakun leikkausvaiheessa tuleekin vastaan haaste – kuinka monta kerrosta tarvitaan, minkä paksuisina ja kuka päättää täytteet?

Korona toimi maailmanluokan nopeuttajana pilvipalveluiden käyttöönotossa, yritysten siirtyessä toimimaan ”etänä”. Monessa yrityksessä otettiin viimeistään tässä vaiheessa nopeasti käyttöön M365 ja siihen mansikkatäyte SharePointin ja Teamsin muodossa. Ihan kiva, mutta silti kakku on vasta vaiheessa. Kyllähän sitä syö, mutta ei se vielä hyvää ole ja aiheuttaa päänvaivaa ja turhaa työtä työntekijöille, eli tehokkuuden laskua. Tässä kohtaa silti monessa yrityksessä paukutellaan henkseleitä – me teemme työtä modernisti, pilvessä. Mitä pitäisi tehdä, jotta kerroskakusta tulisi oikeasti hyvää ja sitä haluttaisiin lisää?

Suunmukainen hyvä rakenne

Ensiksi kakku tarvitsee päälle rakenteen, informaatioarkkitehtuurin. Sen voi rakentaa monella tavalla, esimerkiksi palvelumuotoilun keinoin. Tärkeintä on löytää tapa, miten tietoa jäsennetään. Tämä voisi olla kakun kostuketta.

Kenen sitten pitäisi olla kiinnostunut informaatioarkkitehtuurista? IT ei siitä välttämättä enää ole kaikkein kiinnostunein, eikä halua ottaa kustannuksia omalle kontolleen, HR:n kyllä, onhan tiedon löytymisellä selkeä vaikutus työntekijän kokemukseen, mutta haluaako HR vielä tässä vaiheessa käyttää rahaa hankkeeseen? Sisäinen viestintä on varmasti kiinnostunut, säästäähän tiedon löytyminen helposti aikaa ja lisää tehokkuutta, mutta riittääkö sisäisen viestinnän budjetti?

Viimeistään nyt yrityksen johdon kannattaisi olla kiinnostunut informaatioarkkitehtuurin rakenteesta. Kuinka paljon aikaa työntekijöillä menee tiedon etsimiseen tai kyselemiseen, onkohan tämä oikea ja viimeisin dokumentti tai tieto? Ei ainoastaan se, että aikaa käytetään tiedon etsimiseen ole kallista vaan työntekijäiden turhautuminen tiedon etsintään se vasta maksaakin.

Syötkö kuorrutteen ensin vai otatko lusikkaan palan kakusta?

Jos tässä kohtaa vielä taputtelet itseäsi olalle, että kakku on jo pitkällä, hyvä, meillä onkin jo kaksi kerrosta ihan kivassa kunnossa. Kuinkas tuon kakun latominen kerroksittain tehdään? Saavatko kaikki nyt vain heitellä omia herkkutäytteitään mukaan ja se kuuluisa joku sitten peittelee komeuden kermalla? Ei varmaankaan. Informaatioarkkitehtuurin päälle tarvitaan vielä yhteiset käyttötavat eli pelikirja ja sen päälle vielä varmistus, että kaikki toimivat ja pystyvät toimimaan pelikirjan ohjeiden mukaisesti.

Moni on varmasti seurannut pienten lasten joukkuepelejä, esimerkiksi jääkiekkoa? Pienet pelaajan alut luistelevat kaikki kiekon perässä, joku ottaa kiekon ja lähtee eri suuntaan muut perässään. Aina ei ole ihan selvää kumpaan maaliin joukue pelaa. Joku saattaa kesken kaiken kaatua ja jäädä tutkimaan jäänpintaa, toinen vilkuttaa äidille katsomoon ja kolmas ihmettelee mailan erkkoja.

Mitä valmentajat siinä kohdassa tekevät? He käyvät uudestan ja uudestaan läpi ”pelikirjaa” – meidän joukkue toimii näin, meillä on tällaisia rooleja ja pelaamme kaikki samoilla säännöillä, molemmat joukkueet. Muutaman vuoden kuluttua peli on jo ihan erinäköistä, mutta silti samaa mantraa toistetaan ja toistetaan, jotta kaikki ovat sisäistäneet joukkueen pelitavan ja pelin säännöt. Tätä kutsutaan business-maailmassa muutosjohtamiseksi ja pelaajat ovat työntekijöitä, joiden palkintona on ihana kermakakku.

Kun maku ja kerrokset ovat kohdillaan, on aika lähteä rakentamaan viimeistä silausta, kuten kermavaahdon kuviointia ja koristeita. IT:n maailmassa tätä kutsutaan helppokäyttöisyydeksi ja palveluiden tekemiseksi houkuttelevaksi tuomalla usein käytettyjä palveluita entistä helpommin ja tehokkaammin tarjolle.

Työntekijät tarvitsevat koulutusta, ohjeistusta ja toistoa, jotta hyvin tehty pohja, kerrokset ja viimeistely on toimiva kokonaisuus. Työntekijöiden osaaminen ja tietotyön helppous ja mukavuus kiinnostaa varmasti kaikkia. Johtoa, henkilöstöhallintoa, sisäistä viestintää, liiketoimintaa, markkinointia ja varsinkin sitä työntekijää.

Eihän yksi kakku tietenkään riitä, vaan kakkuhan pitäisi voida sekä syödä että säilyttää ja myös parannella samanaikaisesti ja jatkuvasti. Eli puhutaan jatkuvasta palvelusta, jatkuvasta oppimisesta, jatkuvasta kehittämisestä ja hallintamalleista.