Microsoft 365 Copilot tulee ja mullistaa tietotyön – mutta viekö se työpaikkani?

Jokaisella tietotyöläisellä alasta riippumatta varmaan tuntuu, että menneen kevään aikana tekoälyä on tullut sisään ovista ja ikkunoista, ja joka viikko tapahtuu jotain aikaisempaa mullistavampaa. Ehkä yksi suurimmista lanseerauksista oli maaliskuussa esitelty Microsoft 365 Copilot, joka tuo GPT-tekoälymallien supervoimat osaksi M365 -tuoteperhettä, eli kaikkien rakastamia Wordia, Exceliä, PowerPointia sekä Teamsia. Jos et ole vielä ehtinyt perehtyä Copilotiin, niin tämä on oikea artikkeli juuri sinulle!

Huom: Copilot for Microsoft 365 lisensointi muuttui alkuvuodesta 2024 siten, että se on nyt kaikkien organisaatioiden käytettävissä ilman vähimmäismäärää ostettaville lisensseille.

Mikä Microsoft 365 Copilot on?

Kyseessä on Microsoftin uusi kattotermi, jonka alle kerätään tekoälyratkaisuja, jotka avustavat käyttäjää eri sovelluksissa. Tässä artikkelissa käsitellään Microsoft 365 -palveluiden Copilot-toiminnallisuuksia. Copilot-apuri ei kuitenkaan rajoitu pelkästään M365 -sovelluksiin, vaan toiminnallisuuksia on luvassa laajasti eri Microsoftin työkaluihin, Power BI:stä aina Microsoft Defender -tietoturvatyökaluihin sekä sovelluskehittäjille GitHub Copilotin muodossa.

Yksinkertaistettuna Copilot tuo M365 -ohjelmiin uuden sivupaneelin, jossa käyttäjä voi luonnollisella kielellä käskyttää ohjelmaa, jonka jälkeen ohjelma voi vastata joko tekemällä muokkauksia tai muita toimia. Koska taustalla pyörivä OpenAI:n GPT-4 tekoälymalli on kytketty organisaatiodataasi, voidaan tämän avulla tehdä uskomattomia asioita, kuten esimerkiksi:

• Voit luoda PowerPoint-esityksen Word-muotoisen tarjouksen pohjalta.
• Copilot voi nostaa Excel-tiedostosta esille parhaiten myyvän tuotteen.
• Tekoäly voi luoda työpäivän alkuun yhteenvedon tärkeimmistä sähköposteistasi.
• Jos liityt Teams-kokoukseen myöhässä, voi Copilot tarjota tiivistelmän sitä, mitä ennen liittymistäsi kokouksessa käytiin läpi.

Kuulostaa aika huikealta, vai mitä? Microsoft on jo pitkään puhunut, miten suurin osa tietotyöläisistä käyttää vain murto-osaa ohjelmien ominaisuuksista, ja nyt tekoäly voi auttaa heitä ottamaan loput ominaisuuksista käyttöön.

Suosittelen katsomaan tämän Microsoftin esittelyvideon M365 Copilotista:

Miten Copilot toimii?

Copilotin taustalla on Microsoftin kehittämä kolmen teknologian yhdistelmä, joka mahdollistaa Microsoft 365 Copilotin toiminnan. Nämä kolme teknologiaa ovat:

• Microsoft 365 Applikaatiot, kuten Word, Excel, PowerPoint, Teams ja Outlook.
• Massiivinen kielimalli (LLM / Large Language Model) eli tässä tapauksessa OpenAI-yrityksen GPT-4, joka pystyy ymmärtämään ja luomaan tekoälyn avulla luonnollista kieltä.
• Microsoft Graph, eli organisaatiosi työskentelyyn liittyvä data ja konteksti. Tiedostot, joiden kanssa työskentelet, sekä kollegat, joiden kanssa niitä työstät.

Microsoft on tuottanut Copilotin toimintatavasta ja teknologiasta hyvän esittelyn videomuodossa, mutta tiivistetysti teknologia toimii seuraavasti:

1. Käyttäjä luo Copilotille kyselyn M365-sovelluksen läpi.
2. Copilot käsittelee kyselyn Microsoft Graphin kanssa, jolloin kysely ”ankkuroidaan” (grounding) oikeaan kontekstiin. Kysely käsitellään siis automaattisesti muotoon, jossa se toimii juuri sinun organisaatiotietojesi kanssa.
3. Käsitelty kysely viedään kielimallille, joka tekoälyn avulla tuottaa lopputuloksen.
4. Tämä vastaus ”ankkuroidaan” vielä uudestaan Microsoft Graphin tietojen avulla, joka varmistaa tietojen tarkkuuden ja oikeellisuuden.
5. Valmis lopputulos palautetaan käyttäjälle, sivussa juuri säästettiin huomattavasti aikaa ja parannettiin tuottavuutta.

Eikö tämän kaiken voi tehdä ilmaiseksi ChatGPT:llä?

Monet ovat varmaankin jo tutustuneet massiivisten kielimallien tarjoamiin mahdollisuuksiin ChatGPT -työkalun avulla. Joku voisikin miettiä, että Microsoft 365 Copilot on vain kaupallistettu versio työkalusta, jossa ChatGPT:n keskustelupalkki on teipattu Excelin kylkeen kiinni. Copilot tarjoaa kuitenkin ChatGPT:hen verrattuna muutaman tärkeän kilpailuvaltin.

Tiedon oikeellisuus

Olemme ChatGPT:n kanssa oppineet, että vaikka massiiviset kielimallit voivat olla erittäin hyödyllisiä, ne voivat myös ”hallusinoida”, eli keksiä tuotetun sisällön mukaan materiaalia, joka ei ole totta. Hyvä esimerkki voisi olla, että ChatGPT suosittelee käyttäjälleen Excelissä käytettäväksi funktiota, jota ei ole edes olemassa. Hallusinaatiota vastaan Copilot taistelee ”ankkuroinnilla”, jossa tiedot tarkistetaan useaan otteeseen ja kyselyä taustalla parannetaan siten, että tiedon oikeellisuus voidaan optimoida. Virheet ovat silti mahdollisia, mutta epätodennäköisempiä.

Tietoturva

Tämä on ehkä yksi tärkeimmistä puolista Copilot-ratkaisuissa. Julkiset tekoälypalvelut, kuten esimerkiksi ChatGPT käyttävät mallien kehitykseen kaikkea tietoa, jota palveluun syötetään. Tämä tarkoittaa sitä, että palveluun ei tietenkään voi lähettää mitään organisaation dataa, kuten salaisia talous- tai henkilötietoja. Microsoft kuitenkin lupaa, että Copilotin kanssa sinun organisaatiosi data pysyy sinulla, eikä mitään tietojasi käytetä kielimallien koulutukseen. Tämän vuoksi me Sulavalla olemmekin rakentaneet monille asiakkaillemme omia tekoälypalveluita, joissa organisaation dataa voidaan käsitellä turvallisesti.

Mahdollisuus interaktioon

Julkiset tekoälyt, kuten ChatGPT, voivat auttaa Copilotin tavoin käyttäjää esimerkiksi PowerPoint-esityksen luomisessa, mutta suurimpana erona ChatGPT voi ainoastaan tekstillä ohjeistaa käyttäjää. Käyttäjä joutuu itse luomaan diat, kopioimaan otsikot ja muun sisällön toisesta ikkunasta, ja itse luomaan esityksen ulkonäön. Copilot puolestaan voi tekstipohjaisten vastausten lisäksi olla interaktiossa sovelluksen kanssa, ja esimerkiksi itse muotoilla esityksen dioja, jos käyttäjä niin haluaa. Tämä on se supervoima, joka nostaa Copilottia hyödyntävän työntekijän tuottavuutta!

Viekö Copilot työpaikkani?

Tämä kaikki saattaa nopeasti ajateltuna kuulostaa hieman jopa pelottavalta. Joku voi miettiä, tarvitaanko häntä enää työpaikalla ollenkaan, jos tekoäly luo jo PowerPointitkin hänen puolestaan. Näin ei kuitenkaan tule tapahtumaan. Copilot ei tule korvaamaan ketään, vaan ainoastaan mahdollistamaan työntekijöille historiallisen tuottavuuden ja taitotason nousun.

Kun Copilot tehostaa työntekijän rutiininomaista työtä, kuten esimerkiksi tarjouksista PowerPoint-esitysten luomista, jää työntekijälle enemmän aikaa muiden tärkeiden tehtävien tekemiseen. Esimerkiksi myyjä voisi käyttää uuden vapautuneen ajan tapaamalla asiakkaita kasvokkain, kun taas tiiminvetäjä voisi viettää enemmän aikaa omien tiimiläisten kanssa, ja keskittyä vaikka toiminnan kehittämiseen.

Tekoäly tulee olemaan ehkä mullistavin teknologia sitten Internetin, eikä sen tulemista voida tai haluta enää pysäyttää. Siksi ei olekaan syytä pelätä, että tekoälyyn verrattuna sinä olisit huonompi työntekijä, vaan puolestaan miettiä, miten tekoäly auttaa sinua olemaan parempi työntekijä.

Haluamme ottaa Copilotin käyttöön organisaatiossamme, mutta mistä aloitamme?

Tekoälyn hyödyntämisessä kannattaa pohtia seuraavia asioita:

• Miten tekoälytyökaluja käytetään jo nyt teidän organisaatiossanne? Ja miten haluaisitte niitä käytettävän?
• Onko organisaatioonne luotu raamit tekoälyn hyödyntämisestä ja pelisäännöistä?
• Miten pidetään huoli, että organisaationne dataa ei päädy julkisiin tekoälymalleihin?
• Mitä tietosuojariskejä tekoälypalveluista saattaa koitua, ja miten ne minimoidaan?

Sulavan palvelut Copilotin käyttöönottoon auttavat ottamaan käyttöön mullistavaa teknologiaa hallitusti ja järkevästi. Palveluidemme tuella parannat organisaatiosi tuottavuutta ja luovuutta Copilotin avulla. Kokeneet asiantuntijamme opastavat organisaatiotasi käyttämään Copilot for M365:tä tehokkaasti. 

Suosittelemme myös lukemaan artikkelin, jossa käsittelemme tekoälyn tietosuojaa.

Tekoälyn tuloa ei voi hidastaa, joten näihin pohdintoihin kannattaa tarttua heti! Me Sulavalla olemme siinä apunasi. Ota rohkeasti yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

Koulutus: Microsoft 365 Copilot päivässä tutuksi

Microsoft 365 Copilot päivässä tutuksi -koulutus toimii täsmällisenä starttina Microsoft 365:en ja Copilotin käyttöön!

Kurssilla käsitellään Microsoft 365 -peruspalveluja ja niiden käyttöönottoa, keskittyen erityisesti generatiiviseen tekoälyyn ja Copilotin käyttöön. Lisäksi käsitellään palvelujen lisensointia ja tukea, jolloin saat kokonaiskuvan siitä, miten Microsoftin 365 -palveluita ja Copilottia hallitaan.

Opit, mikä Copilot on ja miten voit valmistautua sen käyttöönottoon organisaatiossasi. Koulutuksessa käydään läpi myös oikeita esimerkkejä Microsoft 365 Copilotista käytännössä, joten saat arvokasta tietoa sen käytöstä omassa työssäsi. Kyseessä ei siis ole pelkästään mainosvideoita, vaan aivan oikeita livedemoja. Ilmoittaudu koulutukseen verkkokaupassa!

Katso muita tekoäly-aiheisia koulutuksiamme