Tiedon luokittelu on avain tiedonhallinnan ja -suojaamisen resurssien tehokkaaseen käyttöön

Työntekijöiden etätyömahdollisuudet ilman rajoituksia, monimutkaistuvat järjestelmäympäristöt ja jatkuvasti kasvava sekä pirstaloituva data: Edellä mainitut tekijät kuvaavat hyvin monen organisaation todellisuutta nykypäivänä. Kyseessä ei ole helposti hallittava kokonaisuus, sillä yrityksen tärkeimmän omaisuuden, eli datan on oltava ajasta ja paikasta riippumatta jatkuvasti käytettävissä sekä asianmukaisesti suojattuna.

Tiedon luokittelu on avain tiedonhallinta- ja tietoturvaresurssien tehokkaaseen käyttöön ja kohdentamiseen. Tässä blogissa käydään läpi, miksi jokaisen organisaation tulisi huolehtia tiedon asianmukaisesta luokittelusta.

Turvallisten ympäristöjen ylläpitämiseksi organisaatioissa on syytä analysoida tarkasti tiedon hallinnan ja suojaamisen nykytila sekä mahdolliset puutteet ja kehityskohteet. Tämä tarkastelu usein palauttaakin organisaation perusasioiden äärelle: miten pystymme hallitsemaan ja suojaamaan kaikkea dataa ja varmistumaan siitä, että varsinkaan kaikista arkaluontoisin ja luottamuksellisin data ei vuoda hajallaan olevien käyttäjien toimesta tahattomasti tai tahallisesti vääriin käsiin.

Datan hallinta ja suojaaminen voivat olla organisaatiolle uhka tai mahdollisuus. Organisaatio, joka tuntee oman datansa ja osaa hallita ja turvata sen tehokkaasti, säästää suuria summia mahdollistamalla työntekijöidensä optimaalisen datan hyödyntämisen ja kohdentamalla tietoturvaresurssit oikein.

Tuntematon data tuhlaa resursseja

Yrityksen kaikki data ei ole keskenään saman arvoista. Suuri osa datasta on liiketoiminnan kannalta tärkeää, mutta sisällöltään sellaista yleistä dataa, jonka vuotaminen organisaatiosta ulos ei vaaranna liiketoimintaa. Toisessa ääripäässä on data, joka on kaikista luottamuksellisinta, ja jonka vuotaminen voi aiheuttaa vakavia pitkän aikavälin haittoja tai vaarantaa jopa koko organisaation olemassaolon. Tällaisen datan suojaamiseen on panostettava laadusta tinkimättä.

Tehokkaan ja järkevän tiedon suojaamisen perusta on datan tuntemus. Data on tuntematonta, mikäli sitä ei ole millään tavalla luokiteltu, eikä sen sisältöä näin ollen tiedetä. Luokittelematon data saattaa olla liiketoimintakriittistä dataa tai vaihtoehtoisesti se voi olla toisteista, vanhettunutta tai muuten vaan tarpeetonta dataa. Joidenkin arvioiden mukaan kaikesta maailman datasta yli puolet on luokittelematonta ja näin ollen tuntematonta dataa.

Luokittelematon data aiheuttaa tehottomuutta tiedon suojaamisessa ja lisää tietoturvariskejä. Luokittelemattoman datan suojaaminen aiheuttaa yli- ja alisuojausta, kun ei tarkkaan tiedetä, millaisesta datasta on kysymys.

Käytännössä luokittelematonta dataa on käsiteltävä saman arvoisena joukkona huolimatta datan sisällöstä. Tämä johtaa väistämättä tilanteisiin, joissa tarpeeton data saa liian korkean (ja kalliin) suojaustason, ja toisaalta liiketoimintakriittinen data on alisuojattua ja altistuu näin tietoturvauhille. Asianmukaisella tiedon luokittelulla rajallisia tietoturvaresursseja voidaan kohdentaa tehokkaammin sekä varmistua, että varsinkin kaikista kriittisin data on riittävän hyvin suojattu.

Luokittelemattoman datan hallinta on kallista myös siksi, että se aiheuttaa suuren määrän manuaalista työtä. Manuaalista työtä vaaditaan erityisesti oikeanlaisen pääsynhallinnan, elinkaarenhallinnan sekä häviämisen estämisen ylläpitämisessä.

Miten dataa tulisi hallita?

Tiedon luokittelun politiikkojen ja toimintatapojen rakentaminen on jatkuva prosessi, joka koostuu muun muassa seuraavista vaiheista:

1. Tiedon luottamuksellisuustasojen ja -leimojen määrittely
2. Kaiken sellaisen datan tunnistaminen, jonka tulee sisältyä osaksi yrityksen tiedon luokittelun, hallinnan ja suojaamisen kokonaisuutta
3. Omistajan nimeäminen tunnistetuille datajoukoille
4. Datan ryhmittely luottamuksellisuustason mukaan
5. Datan keskinäisten riippuvuuksien tunnistaminen
6. Ryhmitellyn datan suojaustoimenpiteiden määrittely
7. Suojaustoimenpiteiden ylläpito ja jatkuva kehittäminen

Tiedon luokittelu ja suojaaminen ovat jatkuvia prosesseja, sillä uutta dataa syntyy jatkuvasti. Tiedon luokittelun ja suojaamisen sekä hallinnan kannalta erityisen tärkeää on se, että kaikelle tiedolle on nimetty omistaja, joka on vastuussa kaikesta omistamaansa dataan liittyvästä.

Toimivien prosessien lisäksi henkilöstön kouluttaminen ja kulttuurin rakentaminen tiedon luokittelun ympärille on ensiarvoisen tärkeää. Tiedon luokittelun ja dokumenttien leimaamisen tärkeyden tuominen tietoisuuteen on edellytys kestävälle tiedon luokittelulle.

Teknologia tiedon luokittelun mahdollistajana

Teknologiset ratkaisut ovat keskeisessä asemassa kestävän tiedon luokittelun ja hallinnan osalta. Organisaation ja henkilöstön toimesta luodut mallit ja prosessit vaativat rinnalleen tehokkaat ja luotettavat työkalut, jotta tiedon luokittelun kokonaisuus pysyy ajan tasalla. Microsoft Purview sekä Microsoft 365 Copilot tuovat uusimmat teknologiat ja tekoälyn kyvykkyydet tiedon luokittelun ja suojaamisen tueksi.

Microsoft Purview

Microsoft Purview on työkalu, joka tuo tiedon luokittelun parhaat kyvykkyydet organisaation käyttöön.
Microsoft Purview on joukko tiedonhallinta-, riski- ja vaatimustenmukaisuusratkaisuja, jotka auttavat suojaamaan ja hallitsemaan informaatio-omaisuutta. Purview tarjoaa suojaa ja auttaa vastaamaan etäkäyttäjien lisääntymisestä, järjestelmäympäristöjen monimutkaistumisesta sekä datan pirstoutumisesta johtuviin vaatimuksiin. Purview auttaa näillä osa-alueilla:

• Tiedonhallinta: Purview on tiedonhallintatyökalu, joka auttaa organisaatioita tunnistamaan, luokittelemaan ja hallitsemaan tietoa kaikissa muodoissa. Se auttaa luomaan rekistereitä ja määrittelemään metatietoja, joiden avulla tietoa voidaan luokitella ja hallita tehokkaasti.
• Tiedonluokittelu: Purview auttaa organisaatioita määrittelemään tiedon luokittelun säännöt ja politiikat, joiden avulla tieto voidaan luokitella esimerkiksi arkaluonteiseksi, julkaistavaksi tai rajoitetuksi.
• Tietovarastojen kartoitus: Purview voi skannata ja tunnistaa organisaation eri tietovarastot ja auttaa luokittelemaan tietoa niiden perusteella.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot tekee tiedon luokittelun ja suojaamisen ylläpitämisestä saumatonta ja tehokasta.

Microsoft 365 Copilot tekee pääsyn- ja käyttöoikeuksien hallinnasta saumatonta ja turvallista. Copilot auttaa organisaatiota tiedon luokittelun ylläpitämisessä tuomalla automatiikan dokumenttien leimaamiseen ja vähentämällä manuaalisen leimaamisen tarvetta. Kaikki Copilotin avulla luotu uusi sisältö perii automaattisesti pohjana käytettyjen, luokiteltujen dokumenttien luottamuksellisuusleimat ja suojauksen.

Kestävän tiedon luokittelun suurin haaste on dokumenttien leimaamisen manuaalinen työ, jota dokumenttien luojilta vaaditaan, ja juuri tähän haasteeseen Copilotin tarjoamat kyvykkyydet tarjoavat ratkaisun.

Lue myös blogi: Valmistele organisaation tietomassa Microsoft 365 Copilotia varten

Katso webinaaritallenne: Tekoäly ja tiedon suojaus – Mitä tulee varmistaa M365 Copilotia käyttöön otettaessa?

Kuinka pääsen alkuun tiedon suojauksessa?

Organisaatiot kokevat tietojen luokittelun ja suojaamisen haasteelliseksi ja monimutkaiseksi. Monimutkaista sen ei kuitenkaan tarvitse olla. Oikeilla työvälineillä ja oikeanlaisella suunnittelulla tietojen luokittelusta saadaan sujuvaa, tietoturvan tasoa nostettua ja tietojen suojaaminen on helpompaa.

Sulava tarjoaa palveluita mm. tiedon suojauksen ja tietoturvan konfigurointiin ja toteutukseen sekä auditointeihin ja hallintamalleihin. Tuemme organisaatiotasi palveluiden ja toiminnallisuuksien käyttöönotossa, optimaalisessa hyödyntämisessä ja niihin liittyvissä koulutuksissa.

Meillä on paljon kokemusta aina tiedon luokittelusta ja hallinnasta prosessien kehittämiseen ja ylläpitämiseen. Autamme organisaatiosi kohti kokonaisvaltaisempaa ja tehokkaampaa tiedon luokittelua ja hallintaa.