Suuri illuusio: Mihin katoavat IT-kustannukset?

Olen viime vuodet seuraillut erilaisten analyytikkotahojen näkemyksiä IT-maailman kehityksestä mielenkiinnolla – näillä visioilla kun on tapana toteutua varsin suurella todennäköisyydellä ennemmin tai myöhemmin. Mielestäni viime vuoden mielenkiintoisin numero tuli Gartnerin toimesta: “By 2015, 35 percent of enterprise IT expenditures for most organizations will be managed outside the IT department’s budget”.

Tämä näkemys heijastaa kokonaisvaltaisesti kuluttajaistumista, IT-palvelujen ja käyttäjien IT-taitojen kehitystä – mutta ennen kaikkea liiketoiminnan tyytymättömyyttä IT:n kykyyn tarjota ketteriä ratkaisuja. Toisaalta numeron takana piilee haasteita joita erityisesti liiketoiminnan voi olla vaikea tunnistaa.

Minun on tunnustettava että olen ollut korvia myöten keskitettyjen ja vakioitujen IT-palvelujen airut.  Ajatus siitä, että vakioitujen palvelujen tuomat kustannussäästöt ja liiketoimintasovellusten käyttöönottojen nopeus perustuen vakiointiin ja optimointiin ovat tehokkaiden IT-palvelujen ydin, asuu syvässä. Nyt on aika tarkistaa myös omia näkemyksiään.

Sankareita ja antisankareita

Kun liiketoiminnan itsenäisesti hankkimat järjestelmät, palvelut ja laitteet kaatuvat IT:n tuen harteille, ollaan pahimmillaan tilanteessa jossa liiketoimintayksiköissä ovat joustavia järjestelmiä hankkineet sankarit ja IT-osastoissa kasvavien kulujen ja haasteiden kanssa painivat antisankarit.

Kysymys ei ole pelkästään operatiivisista haasteista, vaan myös esimerkiksi ohjelmisto-omaisuuden hallinnasta. Keskitetyssä mallissa on mahdollista hankintakustannusten optimointi ja parempi auditointiriskien hallinta. Tiedän tapauksia joissa muutamassa vuodessa on menetetty merkittäviä summia euroja kontrolloimattomalla hankintamallilla. Kuten urheilussa niin myös IT:ssä pätee se, että kun on tehty perusasiat hyvin, voidaan keskittyä entistä parempien tulosten tavoittelemiseen.

Yritykset jotka ovat rakentaneet IT-peruspalvelut, kuten päätelaitteiden ja sovellusten hallinnan, hyvään kuntoon voivat jatkossa paremmin tukea liiketoimintayksikköjen itsenäisempää IT-toimintamallia ja heterogeenisempiä järjestelmiä.

Vaikka IT-projekti tehtäisiin liiketoimintaprojektina, jokainen uusi järjestelmä tarkoittaa kuitenkin enemmän tai vähemmän operatiivisia kustannuksia. Piiloutuvatko nämä kustannukset tulevaisuudessa liiketoimintayksikköjen budjetteihin? Siirtyykö IT-tuki pikkuhiljaa käyttäjien omille harteille? Ja jos näin käy, onko tukeen käytetty aika poissa tuottavasta työstä vai ratkotaanko ongelmia vapaa-ajalla? Kun käyttäjiä luokitellaan nykyisin esimerkiksi ”Information Worker”, ”Mobile Worker” ja ”Task Worker” -tyyppisiksi, pitääkö alkaa luokittelemaan vielä ”ICT Self Support Capable” -tyyppiset käyttäjät erikseen – he jotka saavat vakiolaitteistojen sijasta haluamansa päätelaitteet ja ohjelmistot?

Missä linjat leikkaavat

Hallittu muutos on IT-osastojen avainhaaste. Erityisen tärkeää on ymmärtää ja kommunikoida liiketoiminnalle muutoksen merkitys ja vaadittavat resurssit – tärkeimpänä johdon mandaatti olla mukana liiketoimintayksikköjen ratkaisujen valinnassa.

Jossain se siis lymyilee se maaginen ”break-even” -piste, missä vapauden, ketteryyden sekä heterogeenisten järjestelmien ja laitteiden liiketoiminnallinen hyöty taittaa turvallisuuteen, hallintaan ja kustannuksiin liittyvän viivan. Tavoitelkaamme sitä mutta kuten elämässä yleensä – pysytään kohtuudessa. Uskon että tämän kiihtyvän muutoksen keskellä pikkuripaus savolais-hämäläistä mentaliteettia eli yhdistetään epäily ja hitaus, on hyvä mauste vauhdikkaaseen uuteen vuoteen!