Kokemuksia Helsingin kaupungin Idea- ja innovaatiojärjestelmän käyttöönotosta

Helsingin kaupungin idea- ja innovaatiojärjestelmä Helinä on ollut nyt tuotantokäytössä kaksi kuukautta.  Järjestelmä on avoin kaikille kaupungin työntekijöille ja sen käyttöönoton myötä lakkautettiin olemassa oleva aloitejaosto ja uudistettiin vuodelta 2002 peräisin olevat aloitetoiminnan periaatteet. Käyttöönotto aloitettiin tietoisesti varovasti, eikä mitään suurta lanseeraussuunnitelmaa tehty. 

Järjestelmää hallinnoi päämoderaattori ja jokaiseen virastoon nimettiin viraston oma moderaattori. Moderaattorin tehtävänä on hallinnoida omaan virastoon kohdistettuja ideoita, luokitella ne asiasanoilla sekä huolehtia mahdollisista asiantuntijalausuntojen keräämisestä sekä palkkioiden kirjaamisesta. Vanhan aloitejaoston toiminnan aikana aloitteita kirjattiin koko kaupungin tasolla noin 200 kappaletta vuodessa.

Uuteen Helinä järjestelmään on kahden kuukauden aikana kirjattu yli 70 ideaa, joten vuositasolla ideoiden määrä tulee taatusti kolminkertaistumaan. Ideoita on kirjattu tasapuolisesti kaikista virastoista ja idean antajat edustavat hyvinkin erilaisia toimenkuvia. Useita ideoita on jo viety käytäntöön hyvinkin pienillä resursseilla ja kustannuksilla ja löytyypä joukosta jo yksi palkittukin idea.

Ilahduttavaa on ollut nähdä, että henkilökunta myös aktiivisesti kannattaa ja kommentoi ideoita. Päivittäisten kävijöiden määrä kasvaa tasaisesti ja se näkyy myös positiivisesti uusien ideoiden, kannatusten ja kommenttien määrässä.

Alla muutama esimerkki Helinässä julkaistuista ideoista:

Otsikko	Kuvaus	Hyötyjät
Asiakastietokoneet   työterveyshuollon tiloihin	Jos jää sairaslomalle, niin voisi päivittää omat poissaolotiedot menemättä takaisin työpaikalle	Kaikki kaupungin työntekijät
Puhelut kaupungilta	Terveysviraston soittaessa asiakkaalle esim. aikavarauksen muutoksesta tulee matkapuhelimen näytölle tällä hetkellä: Tuntematon numero. Asiakkaalle pitäisi näkyä edes teksti ”Terveyskeskus soittaa”.	Kaikki terveysviraston asiakkaat
Vaihteiden lämmitys ja risteyksien valojen sijainnit	Raitiovanujen vaihteiden   lämmitystekniikan kehitys, sekä valopylväiden siirto samalle tasolle kun   autoilijoiden valotolpat.	Kaikki raitiovaunun kuljettajat sekä koko muu kaupungin liikenne
Kela-kortin lukija	Terveysaseman toimistossa käytetään Kela-kortin lukijaa. Kääntämällä tämän lukijan asiakkaaseen päin, asiakas voi itse rekisteröidä korttinsa. Tämä nopeuttaa palvelua, vähentää tartuntariskiä ja samalla asiakkaat ymmärtävät että Kela-kortti on hyvä pitää mukana ja valmiina luukulle tultaessa.	Terveysasemien virkailijat sekä asiakkaat

Oikeaa ’crowdsourcingia’ parhaimmillaan

Kyselimme myös Helinän käyttäjiltä kommentteja ja kokemuksia palvelun käytöstä ja ohessa muutama lainaus vastauksista. Näin helposti jatkuvan kehittämisen malli (PDCA) sekä yhteisöllisyyden kasvattaminen on henkilökunnan mielestä järjestelmän avulla toteutettavissa.

’Helinä on kerrassaan mainio sovellus kerätä ideoita ym. miten kaupunki voi joissakin tapauksissa pienilläkin ideoilla kehittää toimintaansa.’

’Tämä ideajärjestelmä on kuitenkin lisännyt minulle me-henkeä, tunnetta että on osa Helsingin kaupungin työntekijäporukkaa, johon kuuluu bussikuskeja, opettajia, rakennusalan miehiä….’

’Oli mielenkiintoinen kokemus, kun yksi täysin toisen toimialan ihminen kävi kommentoimassa ehdotustani, tavattiin ja kehiteltiin yhdessä jatkoehdotusta. Tämä jatkoehdotus on vielä työnalalla, mutta antaa kyllä hyvän käsityksen siitä, miten tällainen joukkoäly voisi toimia.’

’Palvelu on aika rohkea hyppy avoimen toimintamallin suuntaan.’

Yksinkertainen on kaunista

Toimittajana meitä erityisesti lämmitti käyttäjien palaute palvelun helppokäyttöisyydestä. Helinän käytöstä ei ole tarvinnut järjestää minkäänlaista loppukäyttäjäkoulutusta tai ohjeistusta, vaikka tähänkin oli varauduttu.Palvelun avoimuus ja läpinäkyvyys sai myös paljon kiitosta. Saimme myös kyselyn palautteena hienoja jatkokehitysideoita.

Palvelun systemaattinen jatkokehittäminen polkaistaan käyntiin vielä tämän kevään aikana ja taatusti mukaan pääsevät myös palvelussa aktiivisesti kehitysideoita ja kommentteja antaneet käyttäjät. En yhtään ihmettelisi, vaikka kaupungin organisaatioon perustettaisiin tulevaisuudessa ihan oma innovaatiojaos. Kaikki edellytykset sille ovat jo olemassa.