Office 365 Business Case – pilven pehmeällä reunalla

Kirjoitin viime elokuussa Office 365 -palvelun hankinnan liiketoiminnallisista perusteluista eli Business Casesta. Lähes vuosi on nyt takana ja paljon kokemusta sekä näkemystä on tarttunut mukaan, joten on aika päivittää tätä kokoajan tärkeämpää aihepiiriä.

Olemme laskeneet useiden asiakkaiden Office 365-siirtymän kustannuksia, ja pelkästään ohjelmisto-, projekti- ja palvelukustannuksista saadaan merkittäviä suoria kustannussäästöjä. Office 365 palvelun liiketoiminnallisia hyötyjä ja epäsuoria kustannussäästöjä olemme nostaneet esille hieman varovaisemmin – taloudelliset perustelut kylmällä faktatiedolla sopivat suomalaiseen mentaliteettiin paremmin kuin helpommin kyseenalaistettavat tekijät. Kehitystä on kuitenkin katsottava laajemmalla okulaarilla ja tähän artikkeliin olen nostanut esille kolme teemaa jotka on syytä tuoda esille Office 365-ratkaisusta keskusteltaessa: Ketteryys, Tietotyö ja Ihmiset.

Ketteryyttä pilvestä

Takavuosina oli paljon esillä perusinfrastruktuuri- ja tuottavuuspalvelujen kehittäminen dynaamisempaan, paremmin liiketoimintaa tukevaan suuntaan – eli kustannuspaikasta liiketoiminnan mahdollistajaksi. Viestintä ja yhteistyöpalvelujen osalta Office 365 on realisoinut tämän vision. Keväällä tapahtuneessa Office 365 -päivityksessä nostettiin pilvessä olevat Exchange-, Lync- kuin SharePoint-palvelut uusiin versioihin. Tähän ei liittynyt yhtään kallista projektia eikä kädenvääntöä eri toimittajaosapuolien kanssa. Tämän kaiken energian ja resurssit voi nyt käyttää sen miettimiseen, miten uusia palveluja parhaiten hyödynnetään ja miten ne auttavat kehittämään tietotyötä.

Viime viikolla julkistettu esiversio vahvasta käyttäjätunnistuksesta on hyvä esimerkki jatkuvasta kehityksestä. Niin Office 365, CRM Online, Windows Intune tai mikä tahansa muu Windows Azure AD:ta käyttävä sovellus voi hyödyntää vahvaa tunnistusta puhelimen avulla.

Tätä on siis ketterä infrastruktuuri parhaimmillaan, palvelut päivittyvät ja kehittyvät automaattisesti ja yritys voi keskittää voimavaransa hyötyjen ulosmittaamiseen.

Tietotyötä ja liiketoimintaa

Office 365 palvelujen mahdollistamaa tietotyön kehittämistä ja sen merkitystä ei voi kiistää. Modernit palvelut ja työkalut tehostavat työntekoa ja erityisesti viestinnän ja yhteistyön tehostumisella voidaan suoraan tukea liiketoimintaprosesseja, esimerkkinä vaikkapa tilaus-toimitusketju. Tämän blogin kirjoittaminen on käytännön esimerkki nykyaikaisen tietotyön mahdollisuuksista.

Olen kirjoittanut tätä tekstiä pääsääntöisesti työnantajani tarjoamalla kannettavalla tietokoneella. Muutaman kerran olen kotona omalla Windows RT-tabletillani lisännyt muutaman rivin. Yksi ideoista on kirjattu samaan dokumenttiin raitiovaunussa Lumia 920-puhelimella. Hankalaako? Ei tosiaan, sekä RT-laitteissa että Lumiassa löydän viimeksi muokatut dokumentit nopeasti ilman syviä navigaatioita. Muuten, hyviä uutisia myös iPhone käyttäjille: Office Mobile for iPhone on nyt saatavilla, ja se viimeksi käsitelty dokumentti löytyy helposti omenalaitteissakin – ainakin jos pilviteknologiana on SkyDrive.

Pari viikkoa sitten julkaistiin Microsoftin ja SAP:n yhteistyö jossa SAP:n tuotannon ohjaukseen integroituvat järjestelmät voivat käyttää Office 365-palvelua tiedon jakamiseen reaaliaikaisesti käyttäjille ja eri laitteille. Office 365 viestintä- ja yhteistyöpalvelut voivat siis olla ikkuna reaaliaikaiseen liiketoimintatietoon ja jopa tehdaslattiatason tuotantoprosesseihin. Monelle tämä saattaa olla hieman kaukaa haettu esimerkki mutta edustaa hyvin sitä potentiaalia joka joustavilla tuottavuuspalveluilla on liiketoiminnan kannalta.

Office 365:n SharePoint-palvelusta saadaan nopeasti hyötyjä päivittäisen työskentelyn tehostumisella.  Yrityksen toiminnan kannalta tärkeät prosessit voidaan tutkia erikseen, mallintaa ja toteuttaa mahdollisuuksien mukaan SharePoint-alustalla tavoitteena suoritusajan lyheneminen, pienemmät kustannukset sekä tiedon parempi laatu. Tämä on tällä hetkellä ehdottomasti alihyödynnetty mahdollisuus.

Ihmiset ja teknologia

”Mutta ei ne meidän käyttäjät kuitenkaan…” on tuttu lause IT-päättäjältä jolla aloitetaan keskustelu muutoksen vaikeudesta uusien palvelujen hyödyntämisestä. Kokemuksemme on osoittanut että käyttäjät ovat yllättävän valmiit ottamaan vastaan uusia asioita, jopa niin että IT itsekin yllättyy.

On selvää että muutosvastarinta ei kokonaan katoa mutta IT-kehitykseen kuuluva mukavuusalueelta poistuminen on otettava samanlaisena välttämättömyytenä kuin muutkin liiketoiminnan kehityksen kannalta tarvittavat toimenpiteet ja muutokset. Kun liiketoiminnan tehostamiseksi työntekijöiden toimenkuva saattaa muuttua ja pahimmassa tapauksessa työt loppua, puhutaan uusien IT-järjestelmien kysymyksessä ollessa vain uuden oppimisesta – mikä on jopa palkitsevaakin.

Lopuksi

Eräs IT-johtaja totesi taannoin että ei kysymys ole siitä säästetäänkö pilveen menemällä paljon vai vähän, vaan pikemminkin siitä milloin sinne mennään ja miten. ”Miten” on insinöörityötä ja formaalisti ratkaistavissa. ”Milloin” keskustelussa kannattaa muistaa myös mitä pilven pehmeältä reunalta löytyy – kuinka kauan mahdollisuuksia kannattaa jättää hyödyntämättä.