Microsoft Teams koko henkilöstön työvälineenä
Vuosi 2019 tuo tullessaan uutuuksia Microsoft Teamsiin ja se tulee palvelemaan koko organisaation henkilöstöä entistä paremmin. Tarjolle tulee F1-lisenssillä Teams -versio, joka palvelee organisaation tai yrityksen suurinta työntekijäryhmää. Heitä, jotka edustavat tuotetta tai palvelua, ja jotka asiakkaat kohtaavat ensimmäisenä.
Kun tämän työntekijäryhmän viestintäteknologiaan panostetaan, jokainen työntekijä tuntee kuuluvansa paremmin työyhteisöön, hän sitoutuu työhönsä paremmin, tekee työnsä tehokkaammin ja vaihtuvuus henkilöstön keskuudessa pienenee.
Vuoden 2018 aikana suuressa määrässä organisaatioita ja yrityksiä otettiin Teams käyttöön johdon, ylempien toimihenkilöiden, asiantuntijoiden ja toimistotyöntekijöiden keskuudessa. Esimerkiksi asiakaspalvelussa ja huollossa työskentelevien kohdalla ei organisaation sisäiseen viestintä- ja kommunikaatioteknologian hyödyntämiseen ole mahdollisesti panostettu niin paljon kuin muiden työntekijöiden kohdalla.
Forrester Researchin Microsoftille vuonna 2018 tekemän tutkimuksen mukaan 23% työntekijöistä kokee, ettei heillä ole työnsä tekemiseen tarvittavia parhaita nykyaikaisia työvälineitä. Sen sijaan 50% esimiehistä kokee, että välineet, joita työntekijöillä on käytössään, ovat riittäviä ja työntekoa tukevia.
Pilvi- ja mobiiliteknologia tuovat joustoa ja uusia mahdollisuuksia työntekoon uudenlaisen kommunikaation, tiedonkulun ja tiedon saavutettavuuden suhteen. Teknologian hyvällä ja suunnitelmallisella hyödyntämisellä voidaan esimerkiksi nopeuttaa ja keventää uuden työntekijän perehdyttämistä.
Kustannuksia voidaan vähentää, kun perehdytys voidaan tehdä osittain esimerkiksi chatin tai videopuhelun välityksellä ja tarvittaviin tiedostoihin pääsee ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta. Teamsin Shift-työvuorosuunnittelun avulla työntekijät voivat helposti ilmoittaa esimiehelleen työvuoro- ja vapaa-aikatoiveensa sekä jopa vaihtaa työvuoroja keskenään.
Räätälöi itse – ota mukaan juuri sinun henkilöstöllesi sopivat toiminnot
Teams mahdollistaa entistä useampien kolmansien osapuolten tuotteiden liittämisen sen yhteyteen ja tukee näin eri toimialojen erityistarpeita. Teamsiin voidaan integroida yrityksen tai organisaation käytössä olevia, toimiala- tai yrityskohtaisia työkaluja Graph API:n avulla.
Järjestelmän ylläpitäjä voi muokata Teams F1 -versiota palvelemaan eri työntekijäryhmien tarpeita ja palvelemaan parhaiten juuri niitä, jotka tekevät liikkuvaa työtä tai ovat asiakaspalvelutehtävissä. Näissä työtehtävissä esimerkiksi kuvien käyttö, sijaintitiedon tai pika- ja ääniviestin lähettäminen ovat tärkeitä toiminnallisuuksia, joilla muun muassa säästetään aikaa.
Pikaviestien lähettämisessä tieto siitä, että viesti on mennyt perille ryhmässä oleville ja se on luettu, on tärkeä tieto esimerkiksi vuoropäällikölle työvuorojen vaihtojen yhteydessä. Lähetetyt kuvat ja videot eivät tallennu käyttäjän puhelimeen, vaan pysyvät Teamsissa. Tulossa on myös toiminto, joka lähettää puhelimeen ilmoituksen kiireellisestä viestistä toistuvasti kahden minuutin välein 20 minuutin ajan, kunnes vastaanottaja sen huomaa.
Tästä Teams-versiosta on tehty yksinkertainen ja selkeä. Sen käyttöönotto on hyvin helppoa ja nopeaa, sillä se muistuttaa hyvin paljon kuluttajilla käytössä olevia moderneja kommunikaatiosovelluksia, joita työyhteisöissä myös käytetään. Näiden työkalujen tietoturvallinen ylläpito on kuitenkin vaikeaa esimerkiksi henkilöstön vaihtuessa.
Ottamalla käyttöön tämän uusimman Teams-version, organisaatioissa ja yrityksissä voidaan luontevasti siirtyä tietoturvalliseen työvälineeseen ja mahdollistaa kaikille työntekijöille yhtä hyvät tuottavuutta lisäävät ja dynaamiset työkalut. Niiden avulla työtekijät sitoutuvat paremmin omaan työhönsä, pystyvät parempaan tuottavuuteen ja asiakaspalveluun ja tukevat näin osaltaan paremmin liiketoiminnan tavoitteita.
Microsoft O365 StaffHub siirtyy kevään aikana osaksi Teamsia Shift-nimellä. Luontevan ja sujuvan siirron mahdollistamiseksi Microsoft lupaa siirtää 90 päivän ajalta keskustelut StaffHubista Shiftiin. Kerromme Shiftistä lisää tulevina viikkoina blogissamme.
Teamsissa tapahtuu jatkuvasti paljon muutoksia, ja me seuraamme niitä blogissamme. Jos haluat tietää mistä Teamsissa on kyse, katso:
Mikä Microsoft Teams on vuonna 2020?