Microsoft Project, mihin sitä käytetään?

Microsoft Project, Project client, Project pro, MS Project, Projektiohjelma – samalla sovelluksella monta nimeä. Käyn paljon kouluttamassa Microsoftin Project tuotteita ja kuulen ohjelmaa kutsuttavan monella eri nimellä. Samasta ohjelmasta kuitenkin on kyse. Mitkä asiat nousevat yleisimmin esille koulutuksissa?

Lähes jokaisessa koulutuksessa oppilaat kertovat, että käyttävät ohjelmaa projektinsa aikataulutukseen ja Gantt-kaavion piirtämiseen, mutta uskovat käyttävänsä vain murto-osan ohjelman tarjoamista mahdollisuuksista. Onko todella näin? Sovelluksen tehokas käyttäminen vaatii sen, että ensin pitäisi tietää mitä sillä voi tehdä. Word-sovelluksen tuntee lähes kaikki tietokoneen käyttäjät. Sillä voi kirjoittaa dokumentteja, artikkeleita tai mitä vain tekstiä. Excel-sovellusta taas käytetään taulukkolaskentaan ja erilaisten graafien ja raporttien tekemiseen. PowerPoint-sovellus taas on parhaimmillaan esitysten toteutuksessa.

Mutta mihin käytetään Microsoft Project–sovellusta? Microsoft Project-sovelluksen ensimmäinen versio on julkaistu jo 80-luvun puolivälissä. Se kehitettiin projektipäällikölle työkaluksi tehtävien ja aikataulun hallintaan. Eli käytännössä tämä tarkoittaa sovellusta, jossa taulukkomaiseen käyttöliittymään listataan projektin aikana tehtävät asiat ja määritetään näille tehtäville ajankohta jolloin ne tehdään. Tähän perusperiaatteeseen kiteytyvät kaikki Microsoft Project sovelluksen muut toiminnot. Yksinkertaista eikö?

Miksi samaa tehtävälistaa ei voisi sitten luoda vaikka Excel-sovelluksen taulukkoon? No siinä se juttu juuri onkin. Microsoft Project-sovellukseen on luotu tämän perusajatuksen ympärille paljon logiikkaa ja ominaisuuksia, jotka tukevat projektinhallintaa. Esimerkiksi se, että sovellus osaa piirtää Gantt-aikataulukaavion tehtävien aikatauluista. Tai että tehtävien välille voi tehdä riippuvuussuhteita, jolloin toisen tehtävän aloitusajankohta siirtyy, kun sen edeltäjätehtävä myöhästyy.

Sovelluksesta löytyy paljon toimintoja, jotka auttavat projektipäällikköä tehtävien, aikataulun, resurssien, kustannusten ja edistymisen suunnittelussa ja seurannassa. Eli, kun pitää mielessä sen, että sovelluksen avulla voidaan hallita tehtäviä ja niiden tietoja, kuten yllä esitettyjä asioita, tietää jo lähes kaiken mihin sovellusta voi käyttää. Mutta kysymys kuuluu, osaatko käyttää ja hyödyntää näitä ominaisuuksia?

Mutta kun, projektinhallintahan on paljon muutakin kuin vain tehtävälistan ylläpitoa. Projektinaikainen viestintä, tiedon jakaminen, kalenteritapahtumien varaaminen, kommunikointi, muistioiden tallennus, riskienhallinta, muutospyyntöjen dokumentointi, tilanneraportointi, projektin sidosryhmien informointi yms.

Eikö Microsoft Project sitten vastaa näihin haasteisiin? Ei vastaa. Mutta nämä ovat juurikin niitä asioita, joiden avulla projektia oikeasti hallitaan. Näiden tarpeiden täyttäminen, sekä tehtävärakenteesta saatavien tietojen hyödyntäminen luo projektinhallinnalle toimintamallin ja tavat. Tähän haasteeseen tarvitaankin jo Microsoft Project tuoteperheestä Project Online tai Project Server ratkaisu.

Ilkka Suvanto