Mitä Office 365 -palveluja käytämme tulevaisuudessa?
Osallistuin viime viikolla Microsoft Ignite -tapahtumaan Orlandossa. Tällä kertaa olin mukana puhujana (linkit videoituihin esityksiin artikkelin lopussa). Kerroin mm. Oulun yliopiston sisäisten prosessien digitalisoinnista PowerAppsilla ja Flowlla, Teams-välilehtien ja SharePoint -webosien tekemisestä PowerAppsilla sekä SharePoint Framework -sovelluskehityksestä Teams-välilehtien ja SharePoint -webosien räätälöinnissä.
Tämän lisäksi ehdin kuitenkin tutustua myös viimeisimpiin uudistuksiin ja pohdinkin tässä artikkelissa Office 365 -palvelujen tulevaisuuden suuntia.
Aloitetaan toteamalla, että Microsoft Teamsin valtakausi on käynnistynyt. Jos et ole jo siirtynyt Skype for Busineksesta käyttämään Teamsia, nyt alkaa olla kiire hypätä junaan, joka menee lujaa kohti tietotyön tulevaisuutta. Jos tiimin tai projektin dokumentit ovat edelleen pelkästään SharePointissa, tutki saako sivuston päivitettyä Office 365 -ryhmäksi ja sitten lisättyä siihen Teams-ominaisuudet, sillä muuten et ota kaikkea irti tiimityöratkaisustasi.
Teamsin kokous on Skype for Business potenssiin kaksi: Teams tulee keskelle normaalia pikaviestintää, on osa kalenteriasi, huolehtii liittyvistä dokumenteista, videoi kokoukset Stream-palveluun ja poimii action pointit automaattisesti talteen.
Seuraavaksi todettakoon, että SharePointin valtakausi ei ole päättynyt. Viimeisten vuosien aikana SharePoint on kokenut hurjan muodonmuutoksen. Vihdoin saatavilla oleva uusi portaaliratkaisu sekä sisäisten että ulkoisten käyttäjien suuntaan, eli ns. modernit SharePoint -viestintäsivustot hubeineen, on hämmästyttävän hyvä. Se on selkeä ja intuitiivinen käyttää, responsiivinen ja nopea. Sivun muokkaus ja monipuoliset webosat ovat toimintoina juuri sillä tasolla kuin pitääkin. Verrattuna vanhoihin intranet-ratkaisuihin, sisältöä ryhmittelevät hub-sivustot skaalautuvat ja muokkautuvat lennosta organisaation muuttuvien rakenteiden ja toimintojen mukaisiksi.
Teams ja SharePoint tappelivat, kampi voitti
Teams ei korvaa SharePointia, sillä SharePointille jää edelleen rooli toimia yhdessä OneDriven kanssa sisällönhallinnan keskeisenä välineenä portaalitoimintojen lisäksi. Jatkossa Teamsin tiedostokirjastonäkymä tukee SharePointin metatietoja ja yhtenäistä sisällön luokittelua – eli ns. Labels-toiminto, joka mahdollistaa mm. dokumenttien vanhenemiset sekä erilaiset organisaatiokohtaiset käytännöt mm. jakamiseen ulkopuolisten käyttäjien kesken.
Myös SharePointin listat uppoavat suoraan Teams-välilehdiksi ja niissä voidaan käyttää monipuolisia näkymiä. Kuten myös PowerAppsia, jos lomake halutaan korvata monipuolisemmalla versiolla. Jopa räätälöidyt SharePoint Framework -webosat voidaan jatkossa lisätä suoraan Teams-välilehdiksi.
Edes Yammer ei ole häviämässä, sillä on edelleen rooli toimia suurten organisaatioiden sosiaalisena mediana koko organisaation tasolla Teamsin toimiessa tiimi- ja projektitason tietotyön keskeisenä työkaluna.
Tekoäly käytännössä Office 365 ja Microsoft 365 -palveluissa
Tekoäly oli voimakkaasti mukana Ignite 2018 -sanomassa. Positiivista on, että tekoäly on nimenomaan käytännössä mukana yhä enemmän Office 365 ja Microsoft 365 -palveluissa. Kaksi merkittävää toimintoa, joissa tekoäly kohtaa käyttäjän, ovat Office-ohjelmien uusi Ideat-toiminto ja Microsoft Search.
Ideat-toiminnossa tekoäly auttaa käyttäjää luomaan parempia dokumentteja. Esimerkiksi Excelissä tekoäly muodostaa valmiiksi graafeja käyttäjälle ja auttaa löytämään merkittäviä poikkeamia tietomassasta. PowerPointissa jo jonkin aikaa ollut Design ideas tulee siis myös muiden Office-ohjelmien osaksi – auttaen meitä sisällöntuotannossa entistä älykkäämmin.
Microsoft Search puolestaan yhdistää kaikki hakutoiminnot samankaltaiseksi hallituksi ja tekoälyavusteiseksi toiminnallisuudeksi oli kyseessä sitten haku Office 365:n selain-käyttöliittymistä, Office-ohjelmista tai Windows 10:n hakutoiminnosta.
Tässä yhteydessä käyttäjä tulee saamaan relevantteja hakutuloksia, joihin tekoäly osallistuu tarjoamalla järkeviä toimintoja hakutuloksen sisällöstä riippuen. Jos tulos on vaikkapa kokoustaltiointi Stream-palvelusta, haku löytää sen sisältä oikean kohdan, jossa sinulle annettu tehtävä mainitaan. Jos tulos on henkilö, voit suoraan hakutuloksesta ottaa häneen yhteyttä tai sopia palaverin. Jos tulos on dokumentti, näet sen automaattisesti tuotetun sisältötiivistelmän ilman, että sinun tarvitsee edes avata dokumenttia.
Kaiken kaikkiaan voisi todeta, että Office 365 -palvelujen tulevaisuus on mielenkiintoinen. Tietotyöläisen arki muuttuu helpommaksi ja tuottavammaksi.
Linkit Ollin esityksiin Ignite 2018 tapahtumassa:
THR2222 – Real-world digital transformation case study: University of Oulu
THR1112 – Be a no-code rock star: Do your SharePoint web parts and Microsoft Teams tabs with PowerApps
THR2139 – Customizing SharePoint and Microsoft Teams with SharePoint Framework web parts