Nämä helpottavat vinkit olet aina halunnut tietää Dynamics 365 CRM -järjestelmästä
Microsoft Dynamics 365 CRM on osa Dynamics 365 -tuoteperhettä. Väline soveltuu useisiin eri asiakkuudenhallinnan tarpeisiin ja kattaa monia, useasti erillisinä sovelluksina hankittavia järjestelmiä. Dynamics 365 CRM soveltuu muun muassa myynnin, asiakaspalvelun ja markkinoinnin tarpeisiin. Saman järjestelmän sisällä voit muun muassa hallita asiakkuuksien perustietoja, hoitaa markkinointiviestintää ja asiakasylläpitoa koko asiakkuuden elinkaaren ajan.
Monesti järjestelmää taivutetaan myös muuhun rooliin kuin perinteiseen CRM-käyttöön, kuten prosessien tai resurssien hallintaan, mikä osaltaan kertoo miksi Dynamics 365 on niin suosittu. Usein puhunkin mieluummin XRM (any relationship management tai extended relationship management) kuin CRM -ratkaisusta, juuri laajan muokattavuuden vuoksi.
D365 -pääkäyttäjäkoulutuksessa syntyy aina hyviä keskusteluja asiakkaiden kanssa ja tietyt teemat kysymyksissä toistuvat kurssista toiseen. Kurssilla käydään kahden päivän aikana tiivis paketti tärkeimmistä toiminnoista ja yleensä mukaan mahtuu myös erityistoiveita läpikäytävistä aiheista. Juuri parasta antia näin kouluttajana ovat ne lukuisat keskustelut ja asioiden pohtimiset asiakkaan liiketoiminnan kannalta. Hienointa onkin, kun haastetaan ja kyseenalaistetaan tietyt ominaisuudet ja tavat käyttää järjestelmää.
Kokosin tähän kirjoitukseen 5 parhaiten mieleeni jäänyttä asiaa kurssilla käydyistä aiheista, jotka ovat herättäneet kovasti kiinnostusta ja keskustelua. Vinkit eivät ole mitenkään tärkeysjärjestyksessä. Suurin osa näistä on viimeisimmissä Dynamics-versioissa tulleita ominaisuuksia. Jos töitä on tottunut tekemään esimerkiksi 2011-versiolla, niin osa aiheista on täysin uutta ja opittavaa kertyy paljon. Jätin tarkoituksella pois kestosuosikin, perinteisen entiteettien, lomakkeiden, näkymien ja kenttien muokkaamisen, koska se on pääpiirteissään pysynyt samana, vaikka versiot ovat päivittyneet uudempiin vuosien varrella.
1. Auditing (seuranta) – jäljitä muutoksia ja käyttöä
Monesti organisaatioiden tulee noudattaa säädöksiä asiakastiedon muutosten jäljityksessä, järjestelmään kirjautumisten seurannassa ja jopa tiedon katselukerroista. Uusimpien tietoturvasäädösten tultua voimaan on äärimmäisen tärkeää pystyä jäljittämään mahdolliset tietovuodot ja väärinkäytökset järjestelmässä.
Dynamics 365 CRM tarjoaa seurantaan perinteisen tietojen muutosten jäljitettävyyden ohella myös mahdollisuuden kirjautumisten ja tietueiden lukemisen jäljittämiseen. Perinteinen datan muutosten seuranta on mahdollista konfiguroida kolmella eri tasolla: organisaatio-, entiteetti- ja kenttätasolla.
Versiosta 8.0 alkaen on mahdollista myös seurata tietueiden lukemisia, mutta seurantalogit löytyvät Office 365 Security and Compliance Center -puolelta johtuen suuremmasta tallennettavasta datamäärästä.
2. Folder-level tracking (kansiotason seuranta) – asiakkaaseen liittyvä tieto samaan paikkaan
Sähköpostiviestejä on mahdollista seurata Dynamics 365 CRM -järjestelmässä ilman ylimääräisiä laajennuksia esimerkiksi Outlook-ohjelmaan. Tämä on mahdollista kansiotason seurannalla, jolloin voidaan hyödyntää useita web-, työpöytä- ja mobiilisähköpostisovellusten valmiita toiminnallisuuksia.
Voit ottaa käyttöön kansiotason seurannan yhdistääksesi Exchange-järjestelmän Saapuneet-kansion alikansioiden viestit Dynamics 365 CRM -tietueisiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voit Outlook-sovelluksessa Saapuneet-kansion alle luoda alikansioita ja yhdistää nämä kansiot tiettyyn tietueeseen Dynamics CRM -puolella. Määritysten jälkeen riittää, kun raahaat sähköpostiviestin Saapuneet-kansion alle perustettuihin kansioihin tai luot automaattisia sääntöjä viestien siirtämiseen ja viesti tallentuu automaattisesti CRM-järjestelmään.
Myyjä voi esimerkiksi perustaa kansiot asiakkaittain Saapuneet-kansion alle ja yhdistää ne omissa asetuksissaan Dynamics 365 CRM -järjestelmässä vastaamaan kyseistä asiakastietuetta. Seurattavia kansioita voi olla maksimissaan 25.
Lisätietoa kansiotason seurannasta
3. Dynamics 365 CRM app for Outlook – linkitä viestit ja tapaamiset järjestelmään
Dynamics 365 App for Outlook on Office-laajennus, joka on helppo ottaa käyttöön. Sen avulla voit muun muassa linkittää sähköposteja ja tapaamisia Dynamics 365 -tietueisiin ja luoda uusia kontakteja suoraan Outlook-sähköpostisovelluksesta (web-, työpöytä- tai mobiilisovellus).
Microsoft laittoi kehityspaukut aiemman, raskaan Outlook-ohjelman laajennuksen sijaan tähän kevyempään add-in-versioon. Uuden version etuina ovat käyttöönoton helppous ja laajennuksen soveltuvuus myös Outlookin web-version kanssa.
Lisätietoa Dynamics 365 App for Outlook – laajennuksesta
4. SharePoint-integraatio – halvempaa tallennustilaa dokumenteille
Onko tarve tallentaa dokumentteja Dynamics 365 CRM -järjestelmään? Jos vastaus on myöntävä ja organisaatiossasi on käytössä jo Office 365, niin paras tapa on ottaa käyttöön natiivi SharePoint-integraatio. Myös Dynamics 365 online/on-premise ja SharePoint online/on-premise hybridi-ympäristöt ovat tuettuna palvelinten välisessä integraatiossa.
Mitä hyötyjä tästä integraatiosta sitten on?
1. Voit esimerkiksi käsitellä asiakasdokumentteja suoraan kyseisen asiakastietueen kautta sen sijaan, että etsisit oikeita dokumentteja SharePoint-tiedostokirjastojen syövereistä
2. Tallennustila on rajallista ja kalliimpaa Dynamics 365 -ympäristössä kuin SharePoint -ympäristössä
3. Tiedostojen katseluun ja muokkaamiseen et välttämättä tarvitse Dynamics 365 CRM -lisenssiä vaan SharePoint-oikeudet riittävät
4. Voit hyödyntää tuttuja SharePoint-dokumentinhallinnan ominaisuuksia, kuten versiointi ja yhteiskäyttö, kun avaat tiedoston CRM:n dokumentit -osiosta
Lisätietoa SharePoint-integraatiosta
5. Business Process Flow (liiketoimintaprosessi) – yhdenmukaista prosessit luomalla liiketoimintaprosesseja
Liiketoimintaprosessi Dynamics 365 -järjestelmässä on työkalu, jonka avulla voit auttaa käyttäjiä noudattamaan ennalta määriteltyä prosessia. Liiketoimintaprosessi näkyy järjestelmässä entiteetin lomakkeen yläreunassa visuaalisena polkuna, joka sisältää vaiheita ja tietovaiheita.
Visuaalisesta näkymästä näet missä vaiheessa prosessia esimerkiksi myyntimahdollisuus on ja mitä vaiheita tulee vielä suorittaa, jotta prosessissa pääsee eteenpäin. Monilla organisaatioilla on prosesseja määriteltynä, mutta niitä ei ole viety järjestelmätasolle helpottamaan käyttäjän toimintaan. Liiketoimintaprosessien suunnitteluun on Dynamics 365 CRM -järjestelmässä kätevä, visuaalinen drag-and-drop-editori, jossa sääntöjä ja vaiheita voi määritellä raahaamalla niitä suunnittelunäkymään.
Lisätietoa liiketoimintaprosesseista
Näitä ja monia muita aiheita käsitellään Microsoft Dynamics 365 -kursseilla. Tervetuloa mukaan oppimaan!