Planner oman työni tukena

Planner on ollut jo hyvän aikaa markkinoilla. Itse aloitin Plannerin käytön omien työtehtävieni hallinnan välineenä heti, kun se julkaistiin First Release-asiakkaille. Tänään ajattelin kertoa teille kokemuksia Plannerin käyttämisestä oman työni tukena.

 

Mitä rakastan plannerissa – Bucketit

Työskentelen vahvasti asiakasrajapinnassa, mikä tarkoittaa sitä, että minulla on yhtä aikaa useita eri asiakkaita. Minulla on siis tarve hallinnoida työtehtäviäni asiakaskohtaisesti. Loin jokaiselle asiakkaalle oman bucketin sekä pari buckettia sisäiseen käyttöön. Tällä hetkellä minulla on käytössä kymmenen eri buckettia.

Minulle tällainen bucket-suunnitelma toimi täydellisesti. Pystyn nopeasti tarkistamaan, mitä työtehtäviä minulla on kullekin asiakkaalle vielä tekemättä sekä helposti lisäämään uusia tehtäviä jokaista asiakasta kohden. Plannerin käytettävyyden kannalta on erittäin tärkeää, että pystyy luomaan itselleen sellaisen bucket-suunnitelman, joka toimii ja josta on helppo hahmottaa, mihin asioihin liittyen tehtäviä on vielä tekemättä. Eli kun Plannerin käytön aloittaa, kannattaa hetki miettiä, minkälainen looginen tehtävien luokittelu sopii itselleen.

 

Työtehtävät

Minä rakastan sitä, kuinka helppoa ja nopeaa uusien tehtävien lisääminen on! Jos on todella kiire, riittää, että antaa tehtävälle vain nimen ja painaa ”Enter”. Kaikki muut tiedot voi täydentää myöhemmin! Jos tällä tavalla ei saa pidettyä omia työtehtäviään ylhäällä ja jotakin jää tekemättä, saa jo todella katsoa itseään peiliin.

Lisäksi pidän siitä, että tehtävään voin kirjoittaa kuvauksen, jonka voi laittaa tehtävän esikatseluikkunaan näkyville. Sama toiminto löytyy myös tehtävän ”check list”:aa varten. Jos tehtävään liittyy siis alatehtäviä, voidaan ne lisätä tehtävään ja asettaa näkyväksi tehtävän esikatseluikkunaan. Näin kun tarkastelee isoa tehtävämassaa, pystyy nopeasti näkemään, mistä tehtävässä oli kyse, montako alatehtävää siihen liittyy, ja kuinka moni alatehtävistä on valmiina.

Kiireinen ihminen voi luonnollisesti jäädä työtehtävistään joskus jälkeen. Pidän siitä, miten Planner hienotunteisesti vihjailee minulle, kun tehtävä on myöhässä. Myöhässä olevaan tehtävään ilmestyy päivämäärä punaiseen laatikkoon. Olen vuosia käyttänyt Outlookin tehtäviä enkä koskaan pitänyt siitä, kuinka Outlookissa koko tehtävän teksti menee kirkkaan punaiseksi, kun tehtävä on myöhässä.

Plannerin tapa huomauttaa asiasta on huomattavasti hienotunteisempi ja silmälle miellyttävämpi. Kyllä minä tiedän, että se tehtävä on myöhässä ja tunnen jo valmiiksi siitä syyllisyyttä. Ei sitä tarvitse minulle erikseen korostaa kirkkaanpunaisella! 🙂

 

Mitä en tarvitse plannerissa – Charts

Omien työtehtävieni hallinnassa en ole oikeastaan koskaan käynyt Charts-välilehdellä tarkastelemassa työni analytiikkatietoja. Minulle riittää, että näen listauksen omista jäljellä olevista työtehtävistäni sekä tehtävät, jotka ovat myöhässä. Tällöin pystyn nopeasti ja kätevästi nappaamaan ne työn alle.

 

Attachments

Työtehtävään on mahdollista liittää myös tiedostoja. Itse en ole kokenut tällaista linkittämistä tarpeelliseksi. Minulla on aina toisella välilehdellä Delve avoinna, joten työtehtävään liittyvän tiedoston löydän helposti myös sieltä. Erillistä linkittämistä ei siis tarvita.

 

Comments

Tehtävän sisällä on myös kommentointimahdollisuus, jossa voi käydä keskustelua tehtävistä. Oman työni hallinnoinnissa en toki ole kokenut tarvetta keskustella tehtävistäni itseni kanssa, mutta tiimityössä tämä on kätevä ominaisuus. 🙂

 

Tehtävien värikoodit

Tehtäviin on myös mahdollista liittää värikoodit, joilla voi esimerkiksi visualisoida tehtävän kiireellisyyttä. Otin värikoodit käyttöön, mutta näin yhden ihmisen työnhallinnassa, totesin värikoodien tarpeen vähäiseksi. Värikoodit voivat mahdollisesti toimia paremmin, kun Planin piirissä työskentelee useita ihmisiä. Mutta yhdelle ihmiselle koin ne lähinnä turhaksi tiedoksi, jolla en tee yhtään mitään.

Uskon että yllämainitut toiminnollisuudet ovat loistavia silloin, kun planissa hallinnoidaan ryhmän tehtäviä. Omien työtehtävienhallinnassa, en ole kokenut ko. ominaisuutta tarpeelliseksi.

 

Mitä kaipaan Planneriin? – Mallin tallentaminen

Teen projektiluonteista työtä, jossa toistuvat samankaltaiset tehtävät. Plannerissa ei ole mahdollisuutta tallentaa suunnitelmaa tai yksittäisen bucketin tehtäviä malliksi. Tämä on itselleni ainakin suuri pettymys. Olisi todella hienoa uuden projektin aloittamisen yhteydessä luoda projektiin liittyvät perustehtävät valmiiksi ja vain mukauttaa niitä projektikohtaisesti. Nyt joudun joka kerta luomaan kaikki perustehtävät uudelleen jokaiseen projektiin. Tätä toiminnollisuutta on toivottu paljon Plannerin UserVoicessa, mutta ainakaan vielä sitä ei ole otettu työn alle Microsoftin product groupissa.

 

Mobiili appi

Työtehtäviä voi saada käytävältä, lounaskeskusteluista, asiakkaalla tai puhelinkeskustelussa. Niitä voi juolahtaa mieleen myös autolla ajaessa tai bussissa. Harmillisesti Plannerille ei tällä hetkellä ole mobiilisovellusta. Sovellus helpottaisi huomattavasti add hoc -tehtävien kirjaamista itselleen ylös. Nyt tehtävät on kirjoitettava milloin mihinkin, kunnes pääsee koneen äärelle listaaman tehtävät Planneriin. Mobiiliappia on toivottu kovasti UserVoicessa, ja se on otettu jo työn alle 🙂

 

Sähköpostiasetuksien mukauttaminen

Työtehtävien kuittaaminen on helppoa ja nopeaa, mutta suhteellisen ärsyttävää plannerissa. Miksi? Aina kun kuittaan tehtävän valmiiksi, Planner lähettää minulle siitä sähköpostia. Aivan kuin en tietäisi, että juuri itse kuittasin tehtäväni valmiiksi. Tämä ongelma korostuu ryhmien käyttäessä Plannera, sillä ei kaikkien tarvitsisi tietää jokaisen tehtävän valmistumisesta. UserVoicessa oli annettu myös paljon palautetta tästä, ja onneksi Microsoftin Product Group on ottanut tämän asian korjaamisen työn alle.

Kaiken kaikkiaan Planner on erittäin näppärä, visuaalisesti miellyttävä ja helppo väline oman työn hallintaan. Koskaan omien työtehtävien hallinnointi ei ole ollut näin mukavaa kuin se on Plannerilla. Vielä kun saadaan nuo mallit, mobiili appi sekä ärsyttävät sähköpostikuittaukset pois – täydellistä!

Jos sinullakin on monta rautaa tulessa, koska työtehtäviä tulee oikealta ja vasemmalta, suosittelen ehdottomasti kokeilemaan Planneria oman työsi hallinnointiin!

Kirjoittaja:
Anna-Maria Kähkönen