Tiedätkö mitä teillä tehdään?
Microsoft Project on jo kauan markkinoilla ollut tuoteperhe, joka herättää monissa ristiriitaisia tunteita. Monet meistä ovat tuskailleet Gantt-kaavioiden tai resurssivarauksien kanssa puhumattakaan haasteista, joita Project Serverin käyttöönotto on aiheuttanut. Nämä kokemukset ovat luoneet vahvat ennakkoasenteet tuoteperhettä kohtaan, jopa siten ettei tuotteen uusiin versioihin haluta edes tutustua. Project 2010 ja Project Server 2010 ovat kuitenkin kehittyneet merkittävästi viimeisten versioiden myötä, eikä niitä pitäisi enää verrata aiempiin versioihin.
Käyttöönottoon on panostettava
Organisaatiotasoisen projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on tuotteesta riippumatta haastava kokonaisuus. Käyttöönottoon pitäisi aina sisältyä riittävän laajat käyttökoulutukset ja tarvittaessa toimintamallien muuttaminen. Kaikki ymmärtävät ja hyväksyvät, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on valtava ponnistus esimerkiksi perinteisen teollisuuden puolella. Välillä tuntuu kuitenkin siltä, että edes kaikkien projektiorganisaatioiden on vaikea ymmärtää ja hyväksyä, että projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoon pitää suhtautua vastaavalla vakavuudella.
Moni tuntuu rinnastavan Project Serverin samaan kategoriaan työasemasovellusten kanssa olettaen, että käyttöönotto on helppoudessaan samalla viivalla. Tällöin siihen ei panosteta kunnolla, ja riski käyttöönoton epäonnistumiseen ja purnaukseen on suuri. Kuitenkin, mikäli yrityksellä on jo toimivat projektikäytännöt, on tämänkaltaisen järjestelmän käyttöönotto melko suoraviivaista, ja organisaation on helppo se omaksua.
Tuotantokoneisto kuntoon
Projektiorganisaation tuotantokoneiston tarkoitus on tuottaa projekteja, joissa mukana olevien työntekijöiden panos pitää saada tehokkaasti ja kuitenkin järkevästi projektin käyttöön. Tuottavana yksikkönä tehtaan sorvi ei piittaa jos se joutuu käymään pitkiä aikoja vajaateholla tai jos se joutuu tekemään turhaa työtä, mutta ihmisten kohdalla tämä pitää harvoin paikkansa. Sorvin osalta on myös täysin selvää, että maksimikapasiteettia ei voi ylittää, mutta ihmisten osalta tätä usein yritetään.
On sekä yrityksen että työntekijöiden etu, että ”käyttöaste” saadaan kohdalleen ja turha(uttava)n työn määrä minimoidaan. Jälkimmäisestä voisi mainita esimerkkinä vaikkapa tehtävien raportoinnin säännöllisesti erilaisten taulukoiden kautta. Pahimmillaan joku koostaa näistä vielä yhteenvetotaulukoita eteenpäin jaettavaksi. Tiedot ovat tärkeitä, mutta niiden kerääminen tai jakelu ei ole kovinkaan tehokasta. Samaten jatkuvat ”onko sulla aikaa” -kyselyt lienevät tuttuja monille. Nämäkin saisi helposti selville mikäli järjestelmät olisivat kunnossa.
Project Server ja SharePoint
Projektisalkun hallinta on haasteellista, ja kunnollisten yhteenvetojen saaminen eri parametreilla on tärkeää. Project Serverin avulla projektien tehtävistä ja tilanteesta pystytään tuottamaan erilaisia yhteenvetoja ja raportteja suoraan SharePointiin. Käytännössä koko tuote on nykyisin tiukasti integroitu siihen, joten jos teillä on jo SharePoint 2010 käytössä ja harkitsette projektinhallintajärjestelmän uudistamista tai hankkimista, ei missään nimessä kannata ohittaa Project Serveriä ilman tarkempaa tutustumista. Integrointimahdollisuudet myös muihin järjestelmiin ovat laajat, esimerkkeinä Exchange, SAP, ERP, CRM ja muut liiketoimintajärjestelmät.
”Project Online”
Projectin pilviversio on huhujen mukaan tulossa osaksi Office 365 -tarjontaa seuraavan version myötä, jolloin nykyiset ja tulevat Office 365 -asiakkaat voivat hankkia tämänkin palvelun helposti pilvestä.
”Doing the right things right”
Tässäkin kirjoituksessa mainitut ongelmat tietenkin tiedostetaan kaikkialla, mutta oman toiminnan kehittämiseen ei aina tahdo löytyä aikaa. Kunnollisesta projektinhallintajärjestelmästä saatavat hyödyt ovat kuitenkin merkittäviä, joten toivottavasti osaat vastata otsikon kysymykseen viimeistään lähitulevaisuudessa.