Office 365 tarjoaa parhaan ratkaisun jokaiseen tarpeeseen

Office 365 ryhmien julkaisun myötä on alkanut kiivas keskustelu, kumpi tulisi valita ryhmät vai työtilat? Valinta jakaa mielipiteitä niin konsulttien kuin asiakkaiden keskuudessa. Tähän blogiin on kirjattu Sulavan päätelmät, milloin tulisi valita ryhmät ja milloin perinteiset työtilat.

Mobiilikäyttö

Mobiilikäytettävyyden osalta voittaja on helppo valita –  se on ryhmät. Natiivi mobiilisovelluksen rinnalla kalpenee hienoinkin responsiivinen työtila. Siinä ajassa, kun puhelimen selaimen osoiteriville on saanut kirjoitettua työtilan url-osoitteen (puhumattakaan kirjautumisesta), on mobiilisovelluksella jo ehtinyt tekemään jo varsinaista työtäkin.

Lisäksi mobiilisovelluksen käyttöliittymä on miellyttävä ja hyvin mietitty. Käyttöliittymän ominaisuudet ovat hyvin toimivat ja mobiilisovellus tarjoaa kaikki tärkeimmät toiminnot intuitiivisesti ja hyvä käyttökokemuksen kautta.

Piste Ryhmille 1- 0 Työtilat

Luominen

SharePoint työtilojen luominen on aina ollut ongelma. Työtilojen luomiseen liittyy paljon luontiprosessiin liittyviä selvitettäviä kysymyksiä, kuten: Kuka työtilat luo? Miten työtila tilataan? Mitä tietoja lomakkeeseen täytetään? Mitä tapahtuu lomakkeen luomisen jälkeen? (luodaanko työtilat automaattisesti vai manuaalisesti) Miten käyttöoikeudet määritetään jne ?

Ryhmien osalta luonti on helppoa. Oletuksena kaikki voi luoda ryhmiä ja luonti on niin yksinkertaista, että ketään ei siihen tarvitse erikseen ohjeistaa. Toki Office 365 adminin mielestä tällainen autonomisuus on huolestuttavaa hallintamielessä, mutta käyttäjän näkökulmasta ryhmät antavat loistavan mahdollisuuden saada ryhmälle nopeasti ryhmätyöskentelyyn tarvittava ympäristö pystyyn.

Ryhmien roadmapilla on kuitenkin tulossa paljon hyviä ominaisuuksia ryhmien hallintaan, kun taas työtilojen luomiseen ei ole mitään uudistuksia tulossa. On siis sanomattakin selvää, että luomisen osalta pisteet menevät ryhmille kankeiden työtilojen sijaan.

Ryhmät 2- 0 Työtilat

Dokumenttienhallinta

Mikäli tarpeissanne on tehdä monimuotoista dokumenttienhallinta työtilat ovat ehdottomasti paras valinta tähän. Työtilan dokumenttikirjastoon voidaan tuoda metadataa, luoda näkymiä metatietojen pohjalta, tehdä erilaisia sisältötyyppejä jne.

Ryhmien dokumenttikirjastoissa tällaisia ominaisuuksia ei ole. Ryhmien dokumenttikirjastoon tiedostot tallennetaan perinteiseen kansiorakenteeseen ilman metadataa samaan tyyliin kuin vanhaan kunnon levyjakoon konsanaan.

Dokumenttienhallinnan osalta pisteet työtiloille: Ryhmät 2 -1 Työtilat

Jakaminen ulkopuolisille

Onko teillä tarpeita kutsua asiakkaita työskentelemään kanssanne työtilaan tai vaikka jakaa tiedostoja ulkopuolisille suoraan työtiloista? Sehän onnistuu vaivattomasti ja varsin helposti työtilojen kautta. Sisältöjä voidaan jakaa ulkopuolisille edellyttäen kirjautumista tai jopa anonyymisti.

Ryhmiin tallennettuja tiedostoja ei voida jakaa tällä hetkellä lainkaan ulkopuolisille. Ryhmän tiedostot on siis jaettava perinteisesti sähköpostilla – ei hyvä. Ulkopuolisille jakaminen on kuitenkin roadmapilla, joten jollain aikaikkunalla ulkopuolisille jakaminen onnistuu myös rymistä.

Tässä vaiheessa kuitenkin ulkopuolisille jakamisen osalta pisteet työtiloille.

Ryhmät 2-2 Työtilat

Tehtävienhallinta

Tehtävienhallinnan kannalta ryhmien planner- toiminnollisuus on ylivoimainen mm. visuaalisuuden, tehtävän toimintojen monipuolisuuden, omat tehtävät koontinäkymän ja tehtävien seurannan kannalta.

Työtilojen tehtävälista ajaa asiansa, mutta ontuu visuaalisuuden, ”omat tehtävät” koontinäkymän (läpi eri työtilojen), tehtävän toiminnollisuuksien ja seurannan kannalta.

Jos tämä ei vielä riittänyt vakuuttamaan Plannerin ylivoimaisuudesta – on siihen vielä kehitteillä oma mobiilisovelluskin, jolloin tehtävien hallinta tulee huomattavasti helpommaksi myös mobiilisti.

Piste ryhmille: 3 – 2

Sosiaaliset ominaisuudet

Sosiaalisilta ominaisuuksiltaan Yammer on Office 365:n sydän. Ryhmät tarjoavat viestintään toistaiseksi pelkän jaetun sähköpostilaatikon, mikä kalpenee työtilaan upotetun Yammer-ryhmän rinnalla.

Toisaalta työtilasta käyttöoikeuksiltaan ja muulta hallinnaltaan täysin erillinen Yammer-ryhmäkään ei ole optimaalinen ratkaisu, kun taas ryhmiin on tulossa Yammer-integraatio. Yammer-integraation toteutus näyttää kumman ratkaisun puoleen vaaka jatkossa kääntyy, mutta tästä toistaiseksi pisteet ryhmille 3-3.

Lopuksi

Ryhmät ovat tuoneet pelikenttään erittäin varteenotettavan mutta toki vielä tässä vaiheessa hieman keskeneräisen vaihtoehdon. Toistaiseksi Yammer-integraation, hallittavuuden ja esimerkiksi ulkoisen jakamisen puute estävät suosittelemasta ryhmiä varauksettomasti, mutta tulevaisuus on epäilemättä ryhmien.

Käytännössä jokaisen Office 365 -asiakkaan kannattaa siis nyt pohtia ryhmät vs. työtilat -valintaa oman organisaation yhteistyökäytäntöjen kannalta. Kuinka tärkeää mobiilikäyttö on meille? Onko Yammer jo saavuttanut aseman organisaation virallisena viestimenä? Tarvitaanko ryhmätyössä jakamista myös ulkopuolisille? Ja jos työtiloista hypätään ryhmien kelkkaan, milloin on paras hetki?

Alla olevassa yhteenvedossa listaamme työtilojen ja ryhmien heikkoudet sekä vahvuudet valintaa helpottamaan. Ja lienee sanomattakin selvää, että Sulava on käytettävissänne, mikäli tarvitsette tukea juuri teidän liiketoimintaanne parhaiten tukevan ratkaisun valinnassa.

Kirjoittaja:
Anna-Maria Kähkönen