Kuinka (SharePoint-)intra nousee siivilleen

Intra on jotain, mikä lähes jokaisella yrityksellä tai organisaatiolla on muodossa tai toisessa, ja jonka kanssa ainakin joka toinen yritys tai organisaatio tuskailee, kun ei sitä kukaan käytä ja tietokin on jo vanhentunutta!

Jokaisen uuden intran käyttöönoton yhteydessä puuhatiimi puhkuu intoa: nyt tehdään tästä sellainen, jota kaikki myös käyttävät ja päivitetään tieto ja rakenteet uudelle tasolle! Aivan oikein ajateltu! Niin pitääkin. Mutta mitkä ovat ne eväät, joilla tavoite voisi myös täyttyä?

Onnistuneen (ei-teknisen, se on asia erikseen) käyttöönoton edellytyksenä on huolellinen suunnittelu. Toisaalta teknisen toteutuksen suunnittelu, toisaalta käytettävien ominaisuuksien, rakenteen ja toiminnallisuuksien suunnittelu, toisaalta sisällön suunnittelu.

Monta asiaa, joihin liittyy monta ihmistä, monta palaveria, monta työtuntia niin intran käyttöönottaja-yrityksestä kuin mahdollisesti mukautetun ratkaisun toimittaja-yrityksestäkin.

1) Projektityöyryhmä tulee koota huolella.

Mukana pitäisi olla niin sitä teknistä henkilöä joka tietää miten olemassa olevat, kenties SharePointiin integroitavat, palvelut toimivat että loppukäyttäjäryhmiä edustavia henkilöitä, jotka ymmärtävät mitä ja miten käyttäjät niitä palveluita käyttävät. Ja suolana sopassa henkilö, joka vastaa yrityksen ilmeestä, jotta lopputulemasta tulee tutun näköinen, yrityksen näköinen.

2) Intran toiminnallisuudet tulee suunnitella huolella.

Yksi intran elintärkeistä ei-bisnespalveluihin liittyvistä toiminnoista on haku. Windows on jo pitkään tarjonnut haun primäärinä tapana löytää tiedostoja ja ohjelmia – olkoonkin, että pitempään työelämässä ollut sukupolvi on ehkä vähän hitaanlaisesti sille oppinut.

Netissä harva enää kaivaa tietoa sivuhierarkioista; kyllä se Google käteen tarttuu melko nopeasti, kun jotain pitää löytää. Miksei siis sama pätisi intraan? Haku kannattaa siis ottaa aivan erityistarkkailuun intra-projektissa ja suunnitella sen optimointi hyvin. SharePoint 2013 muuten tarjoaa erinomaiset hakuominaisuudet, paljonkin paremmat kuin 2010 perushaku.

Muista toiminnallisuuksista MySite-käyttö, sosiaaliset toiminnallisuudet, mahdollisuudet kommentoida, blogata, kirjoittaa wiki-artikkeleita – osallistua eri tavoin – on myös syytä olla ohittamatta, vaikka ne voivatkin ensi ajattelemalta tuntua turhakkeilta. Etenkin nuori työntekijäsukupolvi on sosiaaliseen mediaan kasvanutta, interaktiivisuuteen tottunutta, ja intra on saman tien huomattavasti kiinnostavampi paikka, kun sielläkin voi osallistua.

3) Sisällön rakenne tulee suunnitella huolella.

Nämä suunnittelijat eivät välttämättä ole osa projektityöryhmää, eivät ainakaan aivan ydinryhmää, sillä kun suunnitellaan varsinainen SharePoint-ratkaisu, ei tarvitse tietää mikä sivusto on minkäkin alasivusto ja rakennetaanko sisältö loogisiksi kokonaisuuksiksi vai organisaation mukaisiksi kokonaisuuksiksi.

Niin tai näin, tämä keskustelu on tärkeä, tietenkin, ja ansaitsee siten oman suunnitteluvaiheensa ja suurella todennäköisyydellä paljolti eri ihmiset kuin SharePoint-sovellusratkaisun suunnittelu.

4) Loppukäyttäjien informointi ja koulutus on elintärkeää.

Ennen kuin intra julkaistaan, on syytä pysähtyä miettimään muutamaa itse käyttäjiä koskevaa kysymystä:

• Mitä loppukäyttäjän tulee tietää, kun uusi intra julkaistaan?
• Onko se käyttäjälle vain luettava weppisivusto siinä missä millä tahansa teknologialla toteutettu intra vai pitäisikö käyttäjän osata tehdä jotain?
• Onko se rakenteeltaan radikaalisti erilainen kuin entinen?
• Mitenkä se haku? Onko mukana ne sosiaaliset tägit, omat sivut, kommentointi? Yhteisöllinen wiki?

Mitä enemmän intrassa on toimintaa vaativia osia, sitä tärkeämpää on ihan loppukäyttäjienkin kouluttaminen intran käyttöön. Vaikka tunnin tietoiskulla. Mutta kunhan käyttäjät saavat tietoa siitä, mitä intra sisältää, mitä siellä voi tehdä, mitä siltä voi odottaa. Ja neuvoja miten tehdä niitä asioita, joita heidän pitäisi osata tehdä, jotta osallistuminen ja sitä myötä intran käyttö muutenkin ei jää kokonaan, koska se koetaan hankalaksi.

5) Ylemmältä taholta tuleva kannustus intran käyttöön on isossa osassa.

Jos esimiehet jatkavat tiedon jakamista sähköpostitse intran sijaan, eivät alaisetkaan ala intraa käyttää. Esimiesten tehtävä on informoida intran kautta, kertoa, että tieto on intrassa, tarvittaessa opastaa missä siellä. Merkitä palaverit tiimin kalenteriin, kenties perinteisen kalenterikutsun lisäksi. Tallentaa asiakirjat työtiloihin ja lähettää linkkejä liitteiden sijaan. Kirjoittaa blogeja! Olla aktiivisia intran käyttäjiä itse, jotta alaisetkin ymmärtävät, että se on oikeasti tärkeä väline, että tieto siellä on ajantasaista, ja että kaikki tarvittava tieto todella löytyy sieltä.

Taannoin vuosia sitten eräässä yrityksessä pidettiin SharePoint 2007-intran julkistamiskahvitukset, joihin liittyi tietoiskuja ja ohje-flyereitten ja ilmapallojen jakoa. Kyllä, intran.

Sen julkistuksesta tehtiin koko firman bileet, kaikille annettiin mahdollisuus nähdä mitä se pitää sisällään, mitä heiltä odotetaan, mitä he voivat tehdä, miten tieto on organisoitu, mistä löytyy ruokalista ja puhelinluettelo ja kirpputori ja miten kirjoitetaan firman yhteiseen Wikiin ja miten pidetään omaa blogia. Ihmisiä tuli tietoiskuihin melkein salin täydeltä joka settiin. Ja tiettävästi myös wiki alkoi täyttyä ja blogiartikkeleita syntyä – mitä varmasti edisti myös satunnaiset paras kirjoitus -kilpailut!

Kun hyvin suunnitellusta ja toteutetusta intrasta tekee kaikkien yhteisen asian – vaikkei kaikki sisällöntuottajia olisikaan – se lähtee kyllä lentoon!