Laitehallinta kenttätyöntekijöille – mitä it-ammattilaisen tulee huomioida?

Kenttätyöntekijöitä on arvioitu olevan maailmassa yli kaksi miljardia. Nämä työnantajan käyntikortit ovat hyvin usein avainroolissa sekä asiakkaiden houkuttelussa että yrityksen edustamisessa. He viime kädessä vastaavat yritystensä edustajina siitä, että asiakkaat saavat ne tuotteet tai palvelut, jotka heille on luvattu.

Tässä blogitekstissä avaan, miten tämän joukon työntekoa voidaan sujuvoittaa modernin laitehallinnan avulla. Tärkeimpinä asioina se mahdollistaa oikean tiedon sekä oikeanlaisen laitteen saatavuuden paikasta ja ajasta riippumatta. Kun nämä asiat osataan ottaa huomioon oikein, mekaanikko löytää oikean manuaalin silloin, kun sitä eniten tarvitaan. Toisaalla taas hissikorjaaja saa nopeasti kollegansa kiinni kysyäkseen neuvoa.

Kenttätyöntekijöitä työskentelee niin palvelutiskien, kokoonpanolinjojen kuin ajoneuvojen rattien takana. He myös ovat ensimmäisenä paikalla kun taloyhtiön hissi ei liikahda tai kun saavut kahvilaan nälkäisenä hakemaan aamiaista. Tämän työntekijäryhmän jokapäiväinen uurtaminen vie yrityksiä eteenpäin muodostamalla edellytyksen toimia suurimmilla toimialoilla niin vähittäiskaupassa, palvelusektorilla kuin logistiikassa ja rakentamisessakin.

Erilaisten työntekijäprofiilien erilaiset tarpeet

Kenttätyöntekijöillä on rooleistaan riippuen erilaisia tarpeita. Kun toiset käyttävät töissä omaa mobiililaitetta, tulee toisille järjestää laite työnantajan toimesta. Mitä näissä tapauksissa tulee osata ottaa huomioon laitteiden tai lisenssien osalta?

Vaihtoehdot eri laitehallintamalleille

1. Oma laite – sovelluskohtainen hallinta

Yksi tyypillinen tilanne on, että kenttätyöntekijällä on oma laite, jolla on rajallinen pääsy työnantajan ympäristöön. Tällaista hallintamallia varten MAM (Mobile Application Management) on oiva ratkaisu. MAM-määrittelyllä yrityksen tieto saadaan suojattua sovellustasolla ilman koko laitteen haltuunottoa.

Kun työntekijä lataa esimerkiksi Teams-sovelluksen, johon MAM-määrittely on kohdistettu, edellyttää se mm. pin-koodin asettamista sovellusta varten. Samalla MAM pitää huolta siitä, ettei sovelluksesta jaeta dataa toisiin sovelluksiin sekä estää tiedon tallentamisen paikallisesti laitteelle.

2. Yhteiskäyttöiset mobiililaitteet

Android Enterprise (AE) -hallintamalliin on hiljattain julkaistu uusi jaettujen laitteiden malli. Yksinkertaisimmillaan siis AE-laite voidaan rekisteröidä Azure AD Shared device -tilaan, mikä mahdollistaa loppukäyttäjän kertakirjautumisen laitteen palveluihin.

Kirjautumiskokemus voidaan räätälöidä kirjautumisruutujen sekä mm. taustakuvien osalta myös hyvin tarkoin yrityksen brändin mukaan Managed Home Screenin avulla. PIN-koodi voidaan asettaa sessiokohtaiseksi siten, että työvuoron alkaessa loppukäyttäjä määrittää itselleen tunnusten syöttämisen jälkeen pin-koodin, joka on voimassa aina vuoron loppuun asti. Tämä vähentää pitkien salasanojen syöttämisen tarvetta työvuoron aikana.

3. Laite määritelty yhtä tai useampaa sovellusta varten käyttäjästä riippumatta

Kioskikäyttöön määritelty päätelaite nousee monesti arvoon arvaamattomaan, varsinkin kun sen olemassaolo tulee ilmi vasta toimintahäiriön sattuessa kohdalle. Yksi tällainen esimerkki voisi olla tehtaan nurkassa huoltotyöntekijän käyttämä laite venttiilinohjausta varten. Kun huollon ajaksi venttiili on saatava kiinni, tulee tätä käyttöä varten määritellyn päätelaitteen mahdollistaa tämä väsymättä ja ajasta riippumatta.

Mitkä ovat riittävät lisenssit?

Lisensoinnin tarve riippuu useammasta eri tekijästä; käyttääkö käyttäjä organisaation tunnusta ja laitetta? Onko käyttäjällä byod-mobiililaite tai kenties yhteiskäyttölaite?

Kioskilaitteen osalta lisenssi on hoidossa jo laitetta MEM:n hallintaan määriteltäessä. Näin ollen käyttäjä ei erikseen lisenssiä tarvitse. BYOD-mallissa (bring your own device) lisenssi tulee olla organisaation palveluita, esim. Teamsiä, varten. Tähän tyypillisin vaihtoehto kenttätyöntekijöille on F1-lisenssi.

Tarkemmin F-sarjan lisensseistä: Etulinjan työntekijöiden tuottavuustyökalut | Microsoft 365

Microsoft Shiftsillä työvuorot hallintaan

Kun mietitään kenttätyöntekijöiden välisen viestinnän ja työn sujuvuuden parantamista, kannattaa arvioida myös Microsoft Shifts -työvälineen käyttöönottoa. Shifts on Teamsiin rakennettu sovellus työvuorosuunnittelun avuksi esimiehille sekä työvuorojen näkymän tarjoamiseksi työntekijöille.

Shiftsin avulla työntekijät voivat myös nähdä ketkä kollegat ovat samassa vuorossa sekä pyytää vuoron vaihtoja tai vapaapäiviä.

Shifts on rakennettu ensisijaisesti mobiilikäyttöä silmällä pitäen. Teams-pääkäyttäjän on helppo asettaa Shifts näkyviin kenttätyöntekijöiden Teamsin sivupalkkiin, jolloin se on aina helposti saatavilla.

Tutustu Shifts-palveluun tarkemmin

Tietoturva ja pääsynhallinta

Modernilla laitehallinnalla saavutetaan niin toimisto- kuin kenttätyöntekijöille turvallinen pääsy yrityksen järjestelmiin riippumatta siitä missä ympäristössä työntekijä on. Microsoft Endpoint Manager (MEM, aiemmalta nimeltään Microsoft Intune ) on käytössä alkaen Microsoft 365 F1 -lisenssistä. MEM-hallinnan piirissä oleviin laitteisiin on helppo määrittää tietoturvan kannalta oleellisia konfiguraatioita.

Kenttätyöntekijän tablet-laitteelta voidaan edellyttää esimerkiksi tietty käyttöjärjestelmäversio sekä laitteella olevan tiedon salaus, jotta sillä on mahdollista päästä käsiksi yrityksen tietoon ja palveluihin.

Microsoft 365 -ekosysteemissä voidaan mahdollistaa tietoturvallinen pääsy yrityksen palveluihin, vain oikeille ihmisille ja oikeaan aikaan. Ajallisesti pääsynhallintaa voi rajoittaa esimerkiksi siten, että palvelut ovat käytettävissä vain silloin, kun käyttäjä on Shiftsin määrittämässä työvuorossa.

Käsittelemme kenttätyöntekijöiden laitehallintaa myös tulevissa blogikirjoituksissa, pysy kuulolla!

Tutustu aiheeseen lisää ja tule työpajaan!

Blogisarjassamme käymme läpi, miksi on tärkeää, että saamme kenttätyöntekijät samojen välineiden piiriin kuin tietotyöntekijät, kuinka heidän laitteitaan hallitaan, kuinka Teamsia hyödynnetään kentällä ja miten kenttäsovelluksia luodaan Power Platformilla.

Lue jo ilmestyneet osat:

Tehosta kenttätyöntekijöiden kommunikointia ja tiedonvälitystä
Laitteet ja sovellukset kenttätyöntekijöille
Teamsin käyttöönotto ja hyödyntäminen kentällä