Näin julkishallinto saa yli 200 000 uutta työpäivää vuodessa ilmaiseksi

Jyrki Kasvi kertoi Facebook-päivityksessään viime viikolla, että julkishallinnossa käynnistyy jokainen työpäivä yli 500 000 työasemaa. Tämä laittoi minut hieman miettimään..

Me Sulavassa puhumme paljon tietotyön tuottavuuden kehittämisestä ja tietotyön tuottavuuden mittaamisesta. Voin takuuvarmasti luvata, että pystyisimme helposti tehostamaan jokaisen julkishallinnossa tietokoneella työskentelevän työtehokkuutta vähintään keskimäärin minuutin päivässä.

Tästä aiheutuisi yli 8 000 tunnin päivittäinen tehostuminen, mikä tarkoittaisi yli kahtasataatuhatta työpäivää vuodessa. Erilaisten tutkimusten mukaan tietotyötä tekevien työajasta kuluu tietokoneiden ja tietojärjestelmien kanssa säheltämiseen muutamasta tunnista yli kahteenkymmeneen tuntiin viikossa. Takuuvarma lupaukseni ei siis ainakaan ole ylimitoitettu.

Jos tietotyön tehokkuuteen halutaan merkittäviä parannuksia, pitää luonnollisesti toimintamallit ja prosessit miettiä enemmän tai vähemmän uusiksi. Tehokkuutta voi silti lisätä merkittävästi pienillä muutoksilla, kuten selkeillä toimintamalleilla, ohjeistuksilla ja erityisesti jo hankittujen valmistuotteiden ja palveluiden tehokkaammalla hyödyntämisellä. Tietotyön menetelmien kehittämisellä on myös suuri vaikutus työssä jaksamiseen ja työssä viihtymiseen.

Ostatko työtä vai palvelua?

Ajatellaanpas hetkeksi nykyistä tietojärjestelmien hankintamallia. Maailman pisimpään palanut hehkulamppu on palanut yhtäjaksoisesti vuodesta 1901 lähtien. 1920-luvulla syntyi kuitenkin valmistajien kartelli, joka päätti rajoittaa hehkulamppujen käyttöiän tuhanteen tuntiin. Näin tietysti yksinkertaisesti siksi, että kuluttajille haluttiin myydä jatkuvasti uusia lamppuja.

Hieman sama mentaliteetti pätee valitettavan useassa tietojärjestelmäprojektissa. Asiakkaalle myydään puoliväkisin – tai puolitotuuksin – järjestelmä, jonka ylläpidosta ja jatkokehityksestä laskutetaan valtavia summia. Samalla myös sidotaan asiakas tehokkaasti ja pitkäaikaisesti järjestelmän toimittajaan. Toimittajan intresseissä on siis myydä asiakkaalle maksimaalinen määrä työtä maksimaalisen pitkäksi aikaa. Virheet ja puutteet, varsinkin takuuajan jälkeen, ovat toimittajan kannalta tervetulleita – ne tuovat lisälaskutusta. Käyttäjien toiveet, tai työn tehokkuus, ovat tässä mallissa toissijainen asia.

Onneksi tietojärjestelmiä voi nykyään hankkia myös palveluna. Tällöin äskeinen esimerkki kääntyy päälaelleen. Asiakas maksaa palvelusta kiinteän kuukausimaksun ja voi halutessaan katkaista sopimuksen lyhyellä varoitusajalla. Toimittajan intresseissä on siten tarjota asiakkaalle mahdollisimman hyvin tarpeet täyttävä palvelu. Virheet ja puutteet ovat toimittajalle myrkkyä, koska ne pitää korjata toimittajan omalla kustannuksella.

Samasta syystä asiakkaille on tarjottava helpot ja tehokkaat tavat palvelun mukautukseen – muuten asiakas vaatisi jatkuvasti toimittajaa tekemään asioita omalla kustannuksellaan. Kaikilla hyvillä palveluilla on hyviä kilpailijoita. Tämä pitää toimittajat jatkuvassa liikkeessä ja siten asiakkaat saavat palveluihinsa jatkuvasti uusia ominaisuuksia – useimmiten ilman mitään erillistä veloitusta. Esimerkiksi Microsoftin pilvipalveluilla ei ole ollenkaan versionumeroita, koska palvelut päivittyvät jatkuvasti.

Hankittu omaisuus käyttöön

Perinteisissä tietojärjestelmähankkeissa asiakkaan resurssit ja voimavarat kuluvat usein epäonnistuvan IT-projektin kanssa painimiseen. Tämän jälkeen energiaa, tai rahaa, ei enää riitäkään käyttäjien kouluttamiseen tai järjestelmän jatkuvaan kehittämiseen. Kuitenkin nopeat tuottavuushyödyt on helpoiten saatavilla tehostamalla olemassa olevien järjestelmien käyttöä. Jos käytössäsi on esimerkiksi Microsoftin SharePoint- ja Office-tuotteet, voin taata että näiden järkevämmän hyödyntämisen kautta voitaisiin hetkessä kasvattaa organisaatiosi tuottavuutta selvästi.

Käyttäisitkö 5 vuotta vanhaa puhelinta tai Facebookin versiota?

Lähes kaikilla organisaatioilla on lisäksi olemassa ilmaisia (jo maksettuja) tai halpoja käyttöoikeuksia erilaisiin Microsoftin tuotteisiin. Näiden saaminen tehokäyttöön nostaa nopeasti tuottavuutta. Toimittajien ahneudesta johtuen moni asiakas on jäänyt jumiin tietojärjestelmien ja valmistuotteiden vanhoihin versioihin – vaikka samanaikaisesti asiakkaalla todennäköisesti olisi etukäteen maksettu oikeus päivittää uusimpiin Microsoftin tuotteisiin. Viisi vuotta sitten meillä ei ollut iPhonea, iPadia, Androidia tai Windows Phonea.

Facebookia käytti vajaa 40 miljoonaa ihmistä. Useimmat meistä ostivat musiikin kaupoista CD:llä. Ja niin edelleen, kehitys on ollut uskomattoman nopeaa. Mutta silti monella työpaikalla käytetään esimerkiksi SharePointin ja Officen 2007-versioita tai vielä vanhempia Windowsin Vista/XP-versioita. Ehkä näistä olisi vihdoin aika luopua – ja samalla hankkiutua eroon turhista räätälöinneistä ja kustannuksista? Näin toimittaessa tietotyö tehostuisi automaattisesti ja samalla saataisiin valmiudet tietotyön jatkuvaan kehittämiseen.

Toisaalta turhasta ei kannata maksaa. Lähes jokaisella organisaatiolla on käytössä tietojärjestelmiä joita ei enää tarvittaisi. Usein näistä voidaan luopua kokonaan tai ne voidaan korvata yksinkertaisemmilla ratkaisuilla. Yksittäinen palvelin maksaa helposti 1 000€ – 2 000€ vuodessa pelkästään sähkölaskun muodossa. Kun tähän lisätään erilaiset ylläpito- ja hallintakustannukset, summa nousee pelottavan suureksi. Ja kun turhista järjestelmistä luovutaan, niin käyttäjien aikaakin säästyy.

Helppoja vinkkejä tietotyön tehostamiseksi

Alla pari pikavinkkiä tietotyön nopeaan tehostamiseen. Näillä ei vielä muuteta radikaalisti toimintatapoja, mutta yksittäinenkin kohta saattaa tehostaa jokaisen työntekijän työtä minuutin per päivä.

• Sisäisen sähköpostin roolin pienentäminen. Tilalle dokumenttienhallinnan, työryhmäntyön ja mahdollisesti pikaviestinnän ja videoneuvotteluiden tehokkaampi hyödyntäminen. Liitetiedostot pois sisäisistä sähköposteista.
• Sisäisen haun kehittäminen. Esimerkiksi SharePoint-ympäristössä asiakkaalla on olemassa tehokkaat välineet hakupalvelun seurantaan ja optimointiin.
• Käyttäjien ohjeistus. Yksistään Microsoft on tehnyt tuhansia ohjeita ja esimerkkejä SharePointin ja Officen tehokkaaseen käyttöön. Tämä tieto kannattaa soveltuvin osin tarjota myös omille käyttäjille.
• Tiedostot dokumenttienhallintaan. Opeta ihmiset tallentamaan dokumentit yhteiseen dokumenttienhallintaan. Jos näin ei tehdä, dokumentit ovat piilossa omien koneiden syövereissä ja tehokkuus kärsii merkittävästi.
• Selkeät palaverikäytännöt. Ohjeet siihen, kenet kutsutaan mukaan, miten valmistellaan, työryhmätyön hyödyntäminen ennen palaveria, palaverin aikana ja sen jälkeen.
• Valmistuotteiden vakio-ominaisuudet käyttöön. Tutustu jo omistamiesi tuotteiden tarjoamiin mahdollisuuksiin ja ota soveltuvat ominaisuudet käyttöön.
• Vertaistuki. Tarjoa käyttäjillesi mahdollisuus kysyä apua ongelmiin, auttaa toisiaan ja kertoa hyvistä toimintamalleista. Ihan alkuun tähän riittää vaikka keskustelupalsta intranetissä, tehokkaampia tapoja toki myös löytyy.
• Kerää palautetta ja ideoita. Kerro organisaatiossasi, että haluatte kehittää ja tehostaa tietotyötä. Pyydä käyttäjiltä vinkkejä ja aktivoi heidät mukaan keskusteluun ja talkoisiin.

Viimeistään nyt on aika toimia

Jos työasemia on 1 000 ja tietyö tehostuisi 5 minuuttia päivässä, saavutettaisiin tällä vuositasolla yli 2 000 ylimääräistä työpäivää. On kiistatonta, että kaikenkokoisissa organisaatioissa voidaan saavuttaa lähes uskomattomia hyötyjä tietotyötä tehostamalla. Ja useimmiten tehostaminen ei edes vaadi merkittäviä investointeja. Toisaalta tietojärjestelmien ja tietotyön suunnitelmallisella kehittämisellä voidaan saavuttaa huomattavasti suurempia säästöjä ja tehokkuushyötyjä. Kannattaisiko tähän mahdollisuuteen tarttua?