Väisty syrjään Slack – täältä tulee Microsoft Teams!

Moderni työ

Avainsanat:

Teamsissa tapahtuu jatkuvasti paljon muutoksia, ja me seuraamme niitä blogissamme. Jos haluat tietää mistä Teamsissa on kyse, katso: Mikä Microsoft Teams on vuonna 2020?

Microsoft Teams julkaistiin preview-käyttöön 2016 lopulla osana Office 365-pilvipalvelualustaa. Tällä viikolla tuli kuluneeksi vuosi siitä, kun Teams poistui preview-tilasta tuotantovalmiiksi. Olen usein osana keskusteluissa ja kirjeenvaihdoissa joissa yritykset ja organisaatiot pohtivat Teamsin käyttöönottoa.

Erityisesti Yhdysvalloissa ja paljon myös Euroopassa on Slack vakioinut paikkansa tiimien ja yritysten välisenä viestintävälineenä – ja tämän osalta varsinaista vertailua on usein tarpeen tehdä. Tässä artikkelissa nostan esiin tärkeimpiä eroja Slackin ja Teamsin välillä, tavoitteenani valottaa erityisesti Teamsin kyvykkyyksiä Slackista siirryttäessä.

 

Lisenssit ja hinnat

Slack lisensoidaan per käyttäjä, ajantasaiset hinnat löydät täältä. Palvelu on freemium, eli peruskäyttö on ilmaista. Suurin rajoite ilmaisversiossa on tietoturvallisen kertakirjautumisen puute. Jokaiseen Slack-yhteisöön tarvitset oman tunnuksen, joten yrityksen omaa käyttäjähakemistoa ei ole mahdollista käyttää ilman maksettuja lisenssejä.

Kertakirjautumista tukeva Slack-lisenssi (Plus) maksaa $12.50/käyttäjä kuukaudessa, ja se on melkeinpä minimivaatimus nykypäivänä. Jos käyttäjiä on vain muutamia, tämä ei mielestäni ole erityinen este. Jos käyttäjä sen sijaan on kymmeniä tai satoja, tulee lisenssihintaa peilata tarkemmin muihin ominaisuuksiin joita Slack tällä lisenssillä antaa. Näitä ovat esimerkiksi:

  • Guest access, eli ulkopuolisten kutsuminen osaksi Slack-verkostoa
  • Arkistointi ja legal hold
  • Datan salaus (transit ja at rest)

Teamsin hinta on yhtäältä ilmainen, mutta käytännössä aina Office 365-käyttäjälisenssin mukainen. Ajantasaiset hinnat pk-yrityksille (Business-lisenssit), ja suuremmille organisaatioille löydät täältä. Teams sisältyy kaikkiin lisensseihin alkaen Business Premium-tasosta, eli 10,50 €/käyttäjä kuukaudessa (vuosilaskutuksella, joka antaa pienehkön alennuksen kuukausimaksuun).

Ero Slackin ja Teamsin lisenssin osalta on siis vain muutamia kymmeniä senttejä kuukaudessa käyttäjää kohti. On kuitenkin hyvä huomioida, että Office 365 Business Premium-lisenssiin sisältyy myös kaikki muut tärkeimmät Office 365-palvelut kuten Exchange Online-sähköpostit, SharePoint Online-työtilat, Skype for Business, Yammer sekä Office 2016 -työpöytäsovellusten käyttöoikeus useammalle laitteelle. Jos näille on tarvetta, on luonnollisesti Teams-lisenssi huokea, jos sillä samalla säästetään muiden vastaavien palveluiden hinnassa.

Usein yrityksessä havahdutaan siihen, että Teams-lisenssistä maksetaan jo osana Office 365-lisenssiä, ja Slack-lisensseistä erikseen. Siirtymällä Teamsiin säästetään Slack-lisenssien verran kuukaudessa mutta samalla muut kulut eivät nouse, kun Office 365-lisenssit on jo hankittu.

 

Ominaisuudet

Entäpä sitten Teamsin ja Slackin väliset erot ja ominaisuudet? Tiedostan kivuliaan hyvin sen tosiseikan, että yksittäisellä ominaisuudella on mahdoton perustella kummankaan palvelun parhautta tai erinomaisuutta. Nostan tässä esiin tärkeimpiä eroja, joita omat asiakkaani ovat huomanneet Teamsiin siirtyessään.

Säikeistetyt keskustelut Teamsissa. Keskustelut säikeistyvät automaattisesti, aivan kuten esimerkiksi Yammerissa tai Facebookissa. Varsinkin pitkissä ketjuissa säikeistys auttaa hahmottamaan relevantit osat, tai keskustelut joita haluaa seurata.

Useampi viestiketju samassa näkymässä soljuu luonnollisesti:

Vastaava näkymä Slackin puolelta:

Keskustelut soljuvat siis viestivirtana, käytännössä kuten jo aikoinaan IRC-palvelussa. Käyttäjille tämä näkyy ongelmana silloin, kun Slack-keskusteluita ei ehkä seurata yhtenään ja palveluun kirjautuessa on edessä ”wall of text”. Tällöin sisällöstä on vaikea hahmottaa yhdellä silmäyksellä mikä on katsomista arvoista ja mikä kohinaa. Slack esitteli oman säikeistetyn keskustelumallin, joka näkyy seuraavasti viestivirrassa:

Kuuden vastauksen alta avautuu oma säikeistys keskustelukanavan oikeaan reunaan:

Varsinkin kokemattomalle käyttäjälle tämä yhden keskustelusäikeen näkyminen kaiken muun rinnalla on helposti sekavaa. Keskustelua voi nyt myös jatkaa varsinaisella kanavalla toiseen ketjuun, vaikka säikeistys näyttää aiemmin valittua viestiketjua. Tältä osin Teamsin säikeistys toimii mielestäni selkeämmin ja yksinkertaisemmin.

Välilehdet ja pikakomennot: Teams mahdollistaa välilehtien avulla tiedon tuomisen muista järjestelmistä ja ulkoisten palveluiden upottamisen osaksi Teams-näkymää.

Tässä riskinä on toki se, että välilehtiä lisätään kuin ne olisivat menossa pois muodista ja lopputuloksena on sekamelska. Lisäämällä uuden välilehden on mahdollista valita muutamista vaihtoehdoista, sekä tuottaa omaa sisältöä esimerkiksi Power BI-raporteista tai PowerApps-sovelluksista:

Slackin osalta välilehti-ajattelua ei ole, sen sijaan sisältöä ja tietoa tuodaan kattavilla integraatioilla suoraan Slack-keskusteluihin. Slackissa omat appsit mahdollistavat pikakomentojen lisäämisen (/ -alkuiset komennot) sekä tiedon tuomisen osaksi viestivirtaa.

Suurin osa Slackin appseista on toteutettu ajatuksella ”tuodaan viesti automaattisesti viestivirtaan”, joka taas tuo oman näkökulmansa Slack-verkoston informaatioarkkitehtuuriin. On usein järkevämpää lisätä uusi kanava, kuin spammata aktiiviselle keskustelukanavalle loputtomasti automaattiviestejä.

Pikakomennot: Teams tukee myös /-komentoja, mutta vielä melko rajallisesti. Useimmat Slack-käyttäjät omaksuvat /-komentojen käytön nopeasti, kun taas Teamsissa komennot tulivat jälkijättöisesti ja ne eivät ole erityisen kriittisiä vielä tässä vaiheessa. Todennäköisesti Teams tulee tarjoamaan myös mahdollisuuden lisätä omia räätälöityjä komentoja jotka aktivoituvat kirjoittamalla hakulaatikkoon /:

Slackissa /-komentoja on valtavasti enemmän – tässä vain osa:

Toki Teamsissa ja Slackissa on paljon muitakin toisistaan poikkeavia ominaisuuksia, mutta tässä näkyvimmät ja tärkeimmät erot erityisesti loppukäyttäjiä ajatellen.

 

Tietoturva

Tietoturva on aina yhtäältä hyvin objektiivinen mutta samalla myös subjektiivinen aihe. Teams noudattaa seuraavia sertifiointeja ja standardeja:

  • ISO 2700/27018
  • SSAE SOC 1/2/3
  • NIST 800-53
  • HIPAA
  • FERPA
  • GLBA
  • EU/US Privacy Shield

(Lähde)

Slack noudattaa seuraavia sertifiointeja ja standardeja:

  • CSA
  • SOC 2, 3
  • NIST 800-53
  • HIPAA
  • EU/US Privacy Shield
  • Swiss/US Privacy Shield
  • ISO 2700/27018, IEC 27001
  • ISO/IEC 27018

Eräs konkreettinen ero Slackin ja Teamsin välillä on GDPR. Slack kertoo omilla sivuillaan, että sitoutuminen on kattavaa mutta en silti löytänyt useamman selvittelyn tuloksena missä oma Slack-datani varsinaisesti sijaitsee. Teamsin data on listattu Office 365 hallintapaneelissa automaattisesti:

Eurooppa tässä yhteydessä tarkoittaa joko Irlannin tai Hollannin datakeskusta.

Toinen huomionarvoinen seikka Slack-datasta on linjaus siitä, kenellä on pääsy dataan. Slack kertoo itse asiasta aavistuksen pelottavasti:

The operation of the Slack services requires that some employees have access to the systems which store and process Customer Data. For example, in order to diagnose a problem you are having with the Slack services, we may need to access your Customer Data.

Office 365 kertoo Teamsin osalta sen hyvin selkeästi:

Microsoft engineers do not have default access to cloud customer data. Instead, they are granted access, under management oversight, only when necessary.

Office 365 tarjoaa datan suojaamiseksi muutamia työkaluja, joista osa vaatii kalliimman lisenssin (esimerkiksi Office 365 E5 tai EMS E5): Customer Lockbox ja Customer Key, jotka molemmat antavat enemmän kontrollia asiakkaalle datan hallitsemiseen ja luvittamiseen esimerkiksi vikatilanteissa.

Sinänsä Slackin tietoturva on keskitasoa paremmalla tolalle, erityisesti dokumentaation osalta. Ongelmallisinta on se, että moni asia on esitetty aavistuksen epäselvästi jolloin jää epäilys, että asiat eivät ole riittävän hyvällä tolalla. Microsoft on tähän samaan syyllistynyt aiemmin usein mutta nykyisin Office 365 Trust Centerin myötä asiat ovat mielestäni todella hyvällä ja selkeällä mallilla.

 

Lopuksi

Teams on vain vuodessa kehittynyt ällistyttävän paljon. Osaltaan tästä on paljon kiittäminen Office 365:n kypsyyttä, joka jo vuosikymmenen alkupuolelta lähtien on kehittynyt ripeästi. Teams saa paljon valmista alustansa puolesta, kun taas Slack on pääosin joutunut rakentamaan kyvykkyydet tyhjän päälle.

Teams ja Slack eivät sulje toisiaan pois, mutta enenevässä määrin Teamsiin siirtyminen on järkevää, jos yrityksen muut palvelut ovat jo Office 365:ssa. Tällöin Teamsin käyttöönotto on yksinkertaista ja isona etuna saadaan samaan kustannukseen kuuluva kertakirjautuminen. Slackin erillinen SSO-tuki tuntuu keinolta pakottaa vähänkin tietoturvasta kiinnostunut yritys kalliimpaan lisenssiin ilman konkreettisia muita etuja.