WhatsApp kaatui ja monen työviestintä keskeytyi – lue neljä syytä miksi WhatsAppia ei tulisi käyttää yrityksen työviestintään

WhatsApp lakkasi toimimasta tiistaina 25.10.2022 ja oli alhaalla noin kaksi tuntia. Myös Twitterissä ehdittiin kaupunginvaltuutetun ja kansanedustajan toimesta hätääntyä asiasta – kuinka nyt voidaan tehdä töitä, kun viestintäväline ei toimi?

Itselleni heräsi lähinnä huoli siitä, kuinka paljon työpaikoilla käytetään WhatsAppia työpaikan sisäiseen tai ulkoiseen viestintään ja ajattelin kirjoittaa, miksi se ei ole hyvä väline näihin käyttötarkoituksiin. Listasin alle neljä asiaa, joiden takia WhatsAppista on syytä luopua työasioiden hoitamisessa.

1. Tietoturva

WhatsApp on todella helppo alusta impersonoinnille eli toisen henkilön esittämiselle. Et tarvitse muuta kuin prepaid-liittymän, netistä ladatun kuvan ja voit olla periaatteessa kuka tahansa. Pystyt luomaan prepaid-liittymällesi WhatsApp-tilin, ladata haluamasi henkilön kuvan ja muokata WhatsApp-tilissä näkyvän nimen ja kuvan sen henkilön mukaan, jota haluat impersonoida. Voit esittää esimerkiksi yrityksen X toimitusjohtajaa. Etsit yrityksen X talousjohtajan numeron ja lähetät hänelle viestin: ”Hei, työpuhelin jäi kotiin ja teen töitä mökiltä – voitko lähettää minulle nämä ja nämä tiedot ja siirtää samalla tälle tilille kiireellisesti rahaa?” tai ”Lisäätkö tämän minun vapaa-ajan numeron myös johtoryhmän WhatsAppiin?”.

Kuinka estät tällaisen viestin pääsemisen WhatsAppiin järjestelmävalvojasi toimesta? ET MITENKÄÄN! Tässä vaiheessa kannattaa tarkistaa onko teidän työpaikkanne sisäisissä WhatsApp-ryhmissä vain teidän työpaikan työntekijöiden numeroita. Se tietysti vaatii manuaalista työtä, kun vertailet numeroita keskenään. Microsoft 365:n viestintäalustaan, Microsoft Teamsiin, voit määrittää järjestelmävalvojan toimesta, että sisäisiin tiimeihin pääsee vain tietyn domainin omaavia käyttäjiä ja samalla voit luoda automaation, joka tarkistaa käyttäjien pääsyn säännöllisesti ja tarvittaessa evätä pääsyn käyttäjiltä, jotka eivät sitä enää tarvitse. Tällaisia voivat olla esimerkiksi entiset työntekijät tai organisaation ulkopuoliset henkilöt. Voit myös määrittää Teamsiin asetuksen, jolla estät organisaation ulkopuolisten käyttäjien pääsyn tiimiin.

Microsoft Defender omaa impersonointiestotyökalun, jolla estetään impersonoitujen viestien pääseminen käyttäjän Outlookkiin tai Teamsiin. Ne estetään siten, ettei ne päädy edes käyttäjän näkyville. Tällaista ominaisuutta ei WhatsAppissa ole.

2. Kuka korvaa käyttökatkot?

Kun WhatsApp on alhaalla ja et voi hoitaa työasioitasi, mistä haet korvauksia? Mikäli käytät WhatsAppin kuluttajaversiota työviestintään, et tule saamaan korvauksia käyttökatkoista.

Mikäli Teams olisi ollut eilen kaksi tuntia alhaalla, olisimme Sulavalla sormet syyhyten tekemässä asiakkaillemme Credit Claimeja – Microsoft on lähtökohtaisesti velvoitettu korvaamaan pilvipalveluiden käyttökatkot asiakkailleen ja me Sulavalla autamme näiden korvaushakemusten tekemisessä.

3. Datan sijainti ja suojaus

Tiedätkö missä WhatsAppissa käydyn viestiliikenteen data sijaitsee ja mitä sillä tehdään? WhatsAppilla on oheinen klausuuli datan säilytyksestä:

”Siirrämme ja tallennamme tietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja käsittelemme niitä siellä. Koska WhatsApp-palvelu toimii maailmanlaajuisesti ja siinä on käyttäjiä ja yrityksiä ympäri maailmaa, meidän on jaettava keräämiämme tietoja maailmanlaajuisesti. Jaamme niitä sisäisesti Meta-yhtiöille ja käyttämiemme datakeskuksien sijainteihin ja ulkoisesti kolmansiin osapuoliin lukeutuville palveluntarjoajille.”

Mikäli käytätte WhatsAppia yrityksenne viestintään, suosittelen lukemaan oheisen tekstin kokonaisuudessaan.

Jatkaisitko tämän luettuasi vielä yrityksesi sisäistä viestintää WhatsAppilla? Tai miltä tuntuisi, jos sinun yrityksesi tai sinun henkilökohtaisia tietojasi käsiteltäisiin jonkin toisen yhtiön toimesta WhatsAppissa?

Kun käytät Teamsia tietojen jakamiseen kollegoiden, asiakkaiden ja toimittajien kanssa, sinulla on mahdollisuus hallita, ketkä tietojasi ja tiedostojasi näkee. Tiedät myös missä datasi sijaitsee – tulevaisuudessa voit mahdollisesti määrittää datasi sijainniksi Suomen.   

Microsoft 365 -ratkaisujen avulla pystytään määrittämään miten ja kenelle käyttäjät voivat jakaa arkaluontoista tietoa tai tietoa ylipäätänsä. WhatsAppilla voit huoletta (lue vahingossa) jakaa esimerkiksi sosiaaliturvatunnuksia tai muuta arkaluontoista tietoa sisältäviä tiedostoja ja mahdollisesti rikkoa GDPR-lakia – Microsoft 365:n ratkaisuilla nämäkin ovat estettävissä sulavasti.

4. Työ vs. vapaa-aika

Miltä kuulostaisi, jos sinulla olisi dedikoitu sovellus erikseen työ-, että vapaa-ajan viestintään? Teamsista voit säätää itsellesi sopivat hiljaiset hetket esimerkiksi siten, ettei sinulle tule push-ilmoituksia puhelimeesi arkisin klo 8–17 välisen ajan ulkopuolella ja samalla hiljentää viikonlopun ilmoitukset Teamsista kokonaan. Huomaathan, että Teamsia voit käyttää myös mobiilissa ja siinä on tismalleen samat ominaisuudet pikaviestintään, kuin WhatsAppissa (ja itseasiassa paljon enemmän). Mikäli sinulle lähetetään työviestejä hiljaisina aikoina, voit palata niihin, kun olet taas työntouhussa ja voit oikeasti nauttia vapaa-ajastasi ilman työasioita.

Kun käytät WhatsAppia pelkästään vapaa-ajan viestintään, sinun ei tarvitse pelätä, että kaveriporukkasi ”hauska” sisältö menisi väärään, pahimmassa tapauksessa työpaikkasi WhatsApp -ryhmään. Pakko myöntää, itselleni on tällaisia sattunut aiemmassa elämässä…

Hankalaksi tilanteen tekee myös se, jos yrityksen sisäistä työviestintää tehdään sekä WhatsAppilla että Teamsilla – siinä on varmasti vaikeaa pysyä perässä. Itse olen erittäin onnellinen, että en ole vastaanottanut työhön liittyvää sisältöä kolmeen vuoteen WhatsAppiin – se on minun vapaa-aikani viestintäväline ja sellaisena pysyköön. Lomalla minua ei häiritse edes hiljennetyt WhatsApp-työryhmät, koska niitä ei ole, ja Teams pysyy visusti hiljaa koko loman ajan.

Me Sulavalla autamme yrityksiä ottamaan Teamsin hallitusti käyttöön, sekä luomaan yrityksille arvojensa mukaisen pelikirjan yrityksen sisäiseen viestintään. Heräsikö kiinnostuksesi? Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää.