Onnistuneen Office 365 -projektin salaisuudet

Syksy on kulunut niin Office 365 -projekteja tehdessä kuin Office 365 -palvelua käyttäessä. Ilokseni on todettava että suutarin lapsilla on tosiaan kengät, ja hyvät sellaiset. Projektien osalta olemme monta kokemusta rikkaampia, ja alla käyn läpi oleellisempia Office 365 -projektin suunnitteluun ja projektityöhön liittyviä seikkoja.

Office 365 -projektien haitari on erittäin laaja. Yksinkertaisimmillaan projekti on päivässä tai parissa tapahtuva käyttöönotto. Monimutkaisimmillaan kyseessä on usean kuukauden intensiivinen projekti. Merkittävin tekijä projektin laajuudessa on nykytila; jos lähdetään puhtaalta pöydältä ottamaan uusia palveluja perustoiminnallisuuksin käyttöön, projekti on hyvin kitkaton eikä vaadi välttämättä kovin syvällistä Exchange- ja SharePoint-ratkaisujen tuntemista. Toinen ääripää on tilanne, jossa käytössä on sähköpostin osalta joku muu kuin Exchange-pohjainen järjestelmä, yhteistyöratkaisujen osalta muu kuin SharePoint, ja siirtymän laajuus edellyttää on-premise ja pilviratkaisun yhteiskäyttöä.

Olen tehnyt viimeaikoina Office 365-siirtymää Lotus Notes -ympäristöstä yhteiskäyttöskenaarioon perustuen. Notes-siirtymässä on mielenkiintoisia erityispiirteitä, esimerkiksi Domino-käyttäjähakemisto sekä viestien ja niiden sisältämien tiedon ja linkkien konversiot. Notes-hybridiskenaariossa toimitaan siis kolmen hakemiston kanssa, eikä Exchange-hybridistä tuttua Exchange-hallintakäyttöliittymää ole käytettävissä. Tällöin useat perustehtävät ja automaatiot ovat Powershell-pohjaisia.

Syksyn aikana on noussut esille muutamia seikkoja, jotka ovat keskeisiä Office 365 -projektin onnistumiseksi sekä liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi:

• Mikä on Office 365 -siirtymän Business Case. Kuinka siirtymä tukee tavoitteita ja miten sen kustannukset perustellaan? O365-siirtymä ei ole sormia napsauttamalla tapahtuva viestintä ja yhteistyöpalvelujen CapEx–Opex-muutos, vaan olemassa olevat ratkaisut kustannusrakenteineen voivat vaikuttaa hankintavaihtoehtoihin. Asiakkaan omistamat ohjelmistot ja asiakkaan oma tai ulkoistettu palvelutuotanto muodostavat arvioinnin pohjan. Kun CFO:lle tuotetaan huolelliset perustelut projektista, vältytään yllätyksiltä ja turhalta työltä – ja nopeutetaan projektin aloittamista.
• Office 365 -palvelujen lukuisat mahdollisuudet edellyttävät palvelukuvausten läpikäyntiä. Erityisesti sähköpostipuolella on paljon parametreja ja esimerkiksi ryhmät, jaetut postilaatikot, delegoinnit ja säännöt ym. on hyvä käydä läpi. Sähköpostiliikenteen hallinnan ja turvallisuuden ydin on ForeFront Online Protection for Exchange -portaali, jonka tarjoamiin mahdollisuuksiin on syytä paneutua.
• SharePoint-ratkaisun tuottaminen pilvestä vähentää vain osittain vastaavan on-premise -ratkaisun suunnittelun vaatimuksia. Hyvä hallintomalli on tärkeä pilviratkaisussakin – erityisesti IT hallintomallin ja informaation hallinnan alueilta löytyy paljon tarpeellisia suunnitteluvaiheita, esimerkkeinä tiedon luokittelu sekä metadatan ja taksonomian suunnittelu.
• SharePoint-ratkaisun ainoana maalina ei kannata pitää tiedon jakamisen ja yhteiskäytön siirtämistä sellaisenaan pilvipalveluun, vaan jokaisen asiakkaan olisi pohdittava onko jotain sisäisiä prosesseja jotka voidaan tehdä SharePoint-ratkaisulla tehokkaammin. Tämä edellyttää liiketoiminnan ja IT:n yhteistyötä kipupisteiden tunnistamiseen. Kun tehostamista kaipaava prosessi on tunnistettu, sen nykytila mallinnetaan ja suunnitellaan uusi toimintatapa perustuen SharePointin ja Lync/Exchange ratkaisujen tarjoamiin mahdollisuuksiin.
• Projektin vaiheiden ja keskinäisten riippuvuussuhteiden ymmärtäminen on avain nopeaan ja tehokkaaseen projektityöhön. Useita tehtäviä voidaan aloittaa yhtä aikaa ja näin pystytään taklaamaan esimerkiksi ulkoistukseen liittyviä hitausmomentteja.
• Jos infrastruktuurissa tehdään muutoksia laajemmin, pääarkkitehdin rooli on tärkeä projektipäällikön ohella. Pilvipalveluratkaisun käyttöönottoon saattaa ajoittua työasemaympäristön kehittämistä, on-premise Sharepoint -ratkaisun käyttöönottoa tai identiteetin hallinnan kehittämistä. Pääarkkitehdin tärkein rooli on linkittää teknisten osa-alueiden ratkaisut ja projektinäkemys samaan linjaan – ja huolehtia että kokonaisuus palvelee alkuperäisiä tavoitteita.
• Siirtymä Office 365-palveluun ei vapauta yritystä identiteettien hallinnasta – päinvastoin, siihen on viimeistään nyt kiinnitettävä huomiota. Tähän osa-alueeseen liittyy skenaarioista riippuen myös monia teknisiä yksityiskohtia, mm. mitkä attribuutit ovat edellytys erilaisten objektien synkronointiin ja kuinka tarvittava automatiikka rakennettaan hallintaoperaatioiden ympärille. Office 365 -projekti on mahdollisuus ottaa (saada!) HR mukaan miettimään hallintaprosesseja. Joissain tapauksissa jo lähtökohtaisesti Active Directory ei ole identiteettien master-hakemisto, eli projekti laajenee Active Directory -ympäristöstä identiteetin alkulähteille.