Onnistunut Office 365 –käyttöönottoprojekti?

Onnistuminen viittaa sanana onneen eli tuuriin. Onko projekteissa onnistuminen arpapeliä? Mistä sitä voi tietää, onnistuiko projekti? Tarkastellaanpa Office 365 -pilvipalvelujen käyttöönottoprojektia ja onnistumisen mittareita.

Olen ollut parin viimeisen vuoden aikana mukana useissa eri Office 365 -käyttöönottoprojekteissa, joista reilussa kymmenessä päävastuullisena suunnittelijana ja toteuttajana. Office 365 -palvelut muodostavat kehyksen ja perustan organisaation sähköiselle viestinnälle sekä yhteistyölle. Tai ainakin toimii viestinnän ja yhteistyön mahdollistajana. Toimittajan tehtävänä on perustaa palvelu, auttaa asiakasta toteuttamaan tarvittavat toimintaympäristön muutokset, siirtää data ja tukea käyttöönottoa. Entäs ne mittarit?

 

Onnistumisen mittarit

Raha. Pilvipalvelu on usein ratkaisuna edullisempi kuin vastaavan palvelun ylläpito omassa tai käyttöpalvelutoimittajan palvelinympäristössä. Taloudelliset vaikutukset voidaan selvittää melko tarkasti jo ennen varsinaista käyttöönottoprojektia, koska pilvipalvelun kustannukset on helppo ennustaa. Kokonaiskustannuksiin vaikuttaa m. käyttöönottokustannukset, ylläpito- ja käyttöpalvelut, sovellusten lisenssikulut sekä laitteistokustannukset.

Laatu. Projekteille on tapana asettaa myös laatumittareita. Siirtymäprojekteissa on usein tiukat aikatauluvaatimukset, vanha ja kallis palvelu halutaan ajaa alas mahdollisimman nopeasti. Ja siirtymä pitää tietenkin toteuttaa tehokkaasti, työmäärä- ja kustannusarvioiden puitteissa.

Loppukäyttäjäkokemus on tärkeä laadullinen mittari projektin onnistumisen kannalta. Sähköposti- ja Lync-palvelujen käyttöönoton tulee sujua sulavasti loppukäyttäjän näkökulmasta. Sujuvuutta voi arvioida tyytyväisyyskyselyillä ja loppukäyttäjähaastatteluilla. Varmistavana toimenpiteenä tulee arvioida tukipalvelujen tarve käyttöönoton alussa sekä resursoida ja kouluttaa riittävä määrä tukihenkilöitä.

Työtehon kasvu. Office 365 sisältää lupauksen työn tehostumisesta. Office 365 avulla työntekijä säästää jopa 30% työaikaa verrattuna vanhoihin työvälineisiin ja -tapoihin. Osaltaan tehoa ja sujuvuutta työntekoon tuo palvelun käytettävyys. Office 365 on käytettävissä mistä vain internetyhteyksin ja mihin vuorokauden aikaan tahansa. Varsinaisen työtehon mittaaminen on modernin toimisto-/tietotyöläisen osalta kuitenkin haasteellista. Miten mitata työtä, jonka tuloksena ei synny selkeää, konkreettista lopputuotetta? Sulavassa olemme syventyneet tähän ongelmaan ja kehittäneet menetelmiä sekä mittaamiseen että työtapojen analysointiin, joiden kautta saadaan tietotyölle vihdoin numeerinen indeksi.

 

Tietotyön mittaus

Perustana mittaukselle on välineiden käyttöasteen selvittäminen sekä käyttötapojen analysointi. Office 365 -raportointi antaa hyvää ylätason tietoa IT-johdolle. Kuinka moni käytti kuluneen viikon aikana Lync-pikaviestejä? Käytetäänkö audio- ja video-ominaisuuksia? Monesti SharePoint sivustolla on käyty? Monta uniikkia käyttäjää on vieraillut uuden intranetin etusivulla?

Onneksi Office 365 -raportointi on ottanut isoja askelia viimeisen kuluneen vuoden aikana. Palveluportaalista löytyy valmiita raportteja Exchange-, Lync- ja SharePoint-käyttöasteen seurantaan. Raportit antavat kuvaa palvelujen käytöstä ylätasolla summaten palvelun tapahtumia päivä-, viikko-, kuukausi- tai vuositasolla. Käyttötapojen analysoinnin kannalta valmiit raportit ovat kuitenkin auttamatta liian karkealla tasolla.

Työtapojen analysointi

Työtapojen analysointi ei onnistu ylätason raportteja tuijottamalla. Tarvitaan tarkempaa tietoa siitä, miten esim. sähköpostia ja Lynciä käytetään. Sulava haastaakin kaikki asiasta kiinnostuneet mukaan pilotoimaan Sulavan uutta Action Engine -tuotetta, joka pureutuu syvemmälle ja joka mahdollistaa erityisesti organisaation sisäisen viestinnän tarkastelun entistä tarkemmalla tasolla. Ja tietysti kannustaa käyttäjiä omaksumaan uusia ja tehokkaita työtapoja!

 

Onnistunut käyttöönotto

Tärkeintä projektissa ei ole projektin tekninen läpivienti vaan asiakkaan saama hyöty toimitetusta järjestelmästä. Ja hyötyjä saadaan vain, kun uusi perusta saadaan tehokkaasti käyttöön, käyttöönotolle asetetut tavoitteet täyttäen. Onnistuneessa käyttöönotossa löydetään oikeat työkalut päivittäisiin tehtäviin. Sitä kautta syntyy tehoa ja säästetään työaikaa. Projektipäällikön ja toteuttajan roolit vaihtuvat parhaimmillaan kouluttajan ja neuvonantajan rooliin.

Eikä pidä unohtaa ”saattohoidon” merkitystä: uuden palvelun käyttöönoton osalta ensimmäiset 6 kuukautta ovat kriittisiä. Henkilöstön odotuksia ja innostusta kannattaa käyttää hyväksi ja jalkauttaa parempia työtapoja ja parhaita käytäntöjä erilaisten tietoiskujen, ohjeistusten ja vierihoidon avulla.