SAK

Suomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK:n 75 ammattilaisen tiimi muutti vuonna 2018 uusiin moderneihin työtiloihin Pitkänsillanrantaan. Samalla uudistettiin koko organisaation viestintä- ja kokoustavat ottamalla Microsoft Teams laajasti koko keskusjärjestön käyttöön. Sulava toimi SAK:n modernisointiprojektin konsulttina ja kouluttajana.

SAK edustaa 17:ää ammattiliittoa, joissa on noin 900 000 jäsentä. SAK:hon järjestäytyneet ammattiliitot edustavat teollisuuden, julkisen sektorin ja kuljetusalojen sekä yksityisten palvelualojen työntekijöitä. SAK:laisia ovat myös viestinnän, kulttuurialojen ja huippu-urheilun ammattilaiset.

SAK:n Teams-käyttöönoton lähtökohtaisena tavoitteena oli luoda sataprosenttisen läpinäkyvä ja avoin viestintä- ja kokousympäristö, jota kaikki osaavat käyttää ja jossa voidaan hyödyntää moderneja laitteita monipuolisesti. Moderneihin kokoustapoihin siirryttäessä yksi SAK:n pääsyistä valita nimenomaan Microsoft Teams oli, että etäkokous- ja tiedostonhallintatyökalu on helposti myös järjestön sidosryhmien käytettävissä.

Laadukkaat etäkokoukset ja loppu sähköpostipingikselle

Käytännön tavoitteina SAK:n Teamsiin siirtymisessä oli etäkokouksien laadun parantaminen sekä tiedostohallinnan tehostaminen. Pilvessä olevassa ympäristössä tavoitteena on myös päästä irti sähköpostipingiksestä niin, että tiedostoja editoidaan yhdessä ja samassa paikassa.

Teamsin avulla jokainen pystyy myös näkemään, mitä tietystä aiheesta on aikaisemmin keskusteltu ja voi kutsua eri ihmisiä mukaan keskusteluihin. Ideana on, että ylipäätään tietoisuus muiden työstä lisääntyy. SAK:lla oli myös tarve intranet-toiminnallisuuksille ja Teamsin työkalut soveltuivat tähän tarpeeseen täydellisesti.

”Tavoitteenamme oli Teamsin avulla luoda organisaatiostamme yksi yhtenäinen SAK-tiimi ja samalla mahdollistaa se, että ammattiliittojen osaajat pystyvät helposti muodostamaan virtuaalisia asiantuntijaryhmiä ja osallistua kokouksiin sijainnista riippumatta”, sanoo SAK:n tietohallintopäällikkö Vesa Savolainen.

”Tiesimme, että aikaisemmin käyttämästämme Skypestä luovutaan ja koska Teams oli ollut yksi vaihtoehto jo uuden keskusjärjestön suunnitteluvaiheessa, niin valinta oli luonteva. Vaikka olemme vasta raapaisseet pintaa Teamsin toiminnallisuuksien hyödyntämisessä, tyytyväisyys henkilöstön keskuudessa on korkealla.”

Uudet tilat, uudet käytännöt

Kokouskäytäntöasiat olivat vahvasti pöydällä jo SAK:n Pitkänsillanrannan uusien tilojen suunnitteluvaiheessa. Kaikki neuvottelutilat varustettiin yhteneväisillä av-välineillä ja ne suunniteltiin kokouskäytäntöjen osalta samanlaisiksi, jotta niissä toimiminen olisi mahdollisimman tehokasta.

”Helppokäyttöisissä, teknisesti moderneissa tiloissamme on nyt selkeää toimia, etäyhteydet toimivat mutkattomasti ja Teams-kokouksen saa käyntiin nappia painamalla”, sanoo Nina Kanter, tietohallintoasiantuntija.

”Kokouskäytäntöjen tehostumisen lisäksi uudet Teamsia tukevat ratkaisut ovat vaikuttaneet myös siihen, että tietohallintomme pystyy nyt keskittymään neuvottelutilojen teknisiä ongelmia tärkeämpiin asioihin.”

Tiloja ja tekniikkaa muutettiin moderneja työtapoja tukeviksi tavoitteena, ettei niitä tarvitse muuttaa ainakaan seuraavaan viiteen vuoteen. Testaukseen, tekniikan valintaan ja taustatyöhön käytettiin runsaasti aikaa. Koko tietohallinto siirrettiin samalla pilveen, joka teki myös Teams-käyttöönoton hyvin ajankohtaiseksi.

Johtoryhmä johti muutosta omalla esimerkillään

Yksi onnistuneen työtapamuutoksen ja uusien työvälineiden, kuten Teamsin käyttöönoton läpiviemisen edellytyksistä on johdon tuki.

”Johtoryhmämme oli muutoksessa vahvasti mukana alusta lähtien viestien muutoksen tärkeydestä ja tukien strategiassamme olevaa viestinnän avoimuutta. Johtoryhmän jäsenet olivat myös ensimmäisiä, jotka osallistuivat Microsoftin koulutustapahtumaan kuulemaan Teamsin hyödyistä”, Vesa Savolainen kertoo.

Johtoryhmälle luotiin koko organisaation ainoa oma Teams-ryhmä – kaikkien muiden tiimien ryhmät ja kanavat ovat avoimia. Johtoryhmäläiset käyttävät ryhmäänsä erittäin aktiivisesti, ja työvälineisiin on oltu erittäin tyytyväisiä.

Ylipäätään Teamsin käyttöönotto on ollut hyvin vaivaton prosessi SAK:ssa, sillä Teams muistuttaa hyvin paljon some-palveluita, mikä madaltaa aloittamiskynnystä.

Koulutus ja viestintä varmistivat projektin onnistumisen

Aktiivinen viestintä ja koulutus ovat aina avaintekijöitä onnistuneissa työvälineiden käyttöönotoissa. Sulava koulutti SAK:n työntekijät Teamsin saloihin ja viestintää suunniteltiin yhdessä. Koulutus toi selkeyttä ja nopeutti käyttöönottoa.

”Sulavan koulutus oli todella hyvä ja sen kautta saatiin käyttäjät mukaan muutokseen”, Vesa Savolainen sanoo. ”Käyttäjät valaistuivat siitä, mihin ja miten työkalua käytetään ja näin vältettiin heti suurimmat virheet ja sudenkuopat. Kaikki työntekijät pystyivät näin ottamaan työkalun hyvin vaivattomasti käyttöön.”

Vaikka Teamsin käyttöönotto onkin hyvin vaivatonta, Nina Kanter suosittelee ulkopuolisen avun käyttämistä: ”Jos organisaatio ottaa itsekseen Teamsin käyttöön, niin se mitä todennäköisemmin epäonnistuu.”

Liitot mukaan Teams -käyttöön asiantuntijaryhmien kautta

Seuraavana tavoitteena SAK:lla on saada sen edustamat liitot mukaan Teamsin käyttöön. Näin pystyttäisiin saamaan lisää selkeyttä viestintään ja tiedostojen hallintaan ympäri maata sijaitsevien liittojen välille. Yhtenäistämällä tietohallintoa Teamsiin voitaisiin myös vähentää järjestelmäviidakkoa ja lisätä tietoturvaa. Microsoft toimii aina EU:n tietosuoja-asetusten mukaisesti, kun taas kaikissa ilmaispalveluissa tästä ei ole takeita.

Monet järjestöt ja muut sidosryhmät pitävät ja osallistuvat jo Teams-kokouksiin.

”Liittomme ovat maantieteellisesti hyvin hajallaan, ja Teamsin avulla voitaisiin liittää ihmisiä yhteen aivan uudenlaisella tavalla. Aina ei tarvitsisi matkustaa paikan päälle ja esimerkiksi paikallisjärjestöihin saataisiin paremmin yhteyksiä ilman fyysistä läsnäoloa. Asiantuntijat ympäri maata pystyisivät näin hyötymään toisistaan enemmän”, kommentoi Nina Kanter.

Yksi SAK:n ensimmäisiä tavoitteita on saada asiantuntijaryhmät liittotasolla käyttämään Teamsia. Tämä vähentäisi sähköpostiryhmiä ja säästäisi työaikaa ja resursseja monilla tasoilla. Tästä saatavien hyvien kokemusten kautta käyttö todennäköisesti laajentuisi orgaanisesti muuallekin liittojen organisaatioihin.

”Liittojen sähköposteissa pyörii usein dokumentteja, joihin jokaisen pitää tehdä omat lisäyksensä ja monesti voi olla vaikea hahmottaa ovatko kaikki jo kommentoineet ja mikä on tiedoston viimeisin versio. Teams ratkaisisi tämän heti”, Vesa Savolainen kiteyttää.

Kirjoittaja: Juhani Lassila

Julkaistu lokakuussa 2019