Asiakastarina: Office 365 -siirtymä yhdisti uuden StaffPoint-konsernin sisäisen viestinnän
Uusi StaffPoint-konserni muodostui vuoden 2012 lopussa, kun henkilöstöpalveluyritykset StaffPoint ja HR House yhdistivät liiketoimintansa. Konserni tarjoaa myös koulutuspalvelut Spring Housen nimellä ja HR-tietojärjestelmät Saima Softin nimellä. Konsernin liikevaihto on noin 110 miljoonaa euroa.
Sulava ja StaffPoint käynnistivät helmikuussa 2013 Office 365 -käyttöönottoprojektin. Projektissa yhdistettiin neljä erillistä sähköpostijärjestelmää Exchange Onlineen sekä otettiin käyttöön Lync Online organisaation sisäisen ja ulkoisen viestinnän tehostamiseen.
Projektin aikana StaffPoint yhdisti käyttäjät pilveen synkronoituun AD-käyttäjähakemistoon. Myös uuden organisaation loput XP-työasemat päivitettiin kevään aikana Windows 7 -versioon, jotta uusia työkaluja voitiin hyödyntää optimaalisesti.
Siirtymä tehtiin sähköpostijärjestelmä kerrallaan, jolloin käyttäjien opastuksen kuorma jakaantui tasaisesti ja siirtymäviestintä pystyttiin hoitamaan selkeästi.
Sulavan Arttu Arstila kertoo siirtymästä: ”Neljän eri järjestelmän yhdistäminen oli monella tavalla haastavaa: sähköpostireititysten tuli toimia koko siirtymän ajan, ja lisäksi piti huomioida eri työasemaympäristöjen vaatimat muutokset. Toisaalta vaiheittainen siirtymä mahdollisti asiakkaan IT-asiantuntijoiden oman osaamisen kehittämisen projektin aikana.”
Office 365 mahdollisti joustavan AD-integraation lisäksi myös eri käyttäjäroolien huomioimisen lisensoinnissa: freelance-kouluttajalle riittää kevyempi palvelupaketti kuin täysipäiväiselle toimistotyöntekijälle. Office 365 tuki myös itse projektiryhmän työtä alusta alkaen – osallistujat eri puolilta Suomea pyörittivät projektia Lync-kokousten avulla.
StaffPointin CIO Markus Lundell kommentoi siirtymää:
”Yhteisen viestintä- ja kommunikaatioratkaisun tärkeys korostuu yritysfuusiossa kun organisaation eri osat ovat maantieteellisesti hajautuneet. Muutosten läpivienti ja johtaminen mahdollistuu helpommin kun käytössä on toimiva viestintäkanava. Sulavan joustavien konsulttien avulla pystyimme pitämään kiinni siirtymälle asetetusta tiukasta aikataulusta. Onnistuneen projektin johdosta toteutui myös alussa arvioidut kustannussäästöt infra- ja lisenssikulussa.”