Intranet on kuollut! Ei sittenkään: Long live the intranet!

Kun kollaboraatioalusta Teams tuli käyttöön, yhä useammin kuulin intraa liippaavia kommentteja:

• Mihin enää kankeaa, rumaa tai hankalaa intraa tarvitaan? Meillähän on Teams, joka hoitaa kaiken paremmin ja ketterämmin.
• Eihän sitä intraa kukaan enää lue. Soitan mieluummin suoraan HR:ään ja kysyn sieltä, kun ei intran tiedon ajantasaisuuteen voi luottaa.
• Sehän on kasa rikkinäisiä linkkejä ja rakennekin on ihan kuin meidän vanhasta organisaatiorakenteestamme.
• Ei mulla ole aikaa käydä intrassa. Kun ei sinne pääse kuin VPN:n yli, puhumattakaan kännykästä!

Eniten minua näissä kommenteissa häiritsee sen, että kommenttien heittäjillä ei ole useinkaan käsitystä siitä, mitä moderni intranet tänä päivänä on ja voi olla. Olen samaa mieltä siitä, että Teams on mahtava yhteistyön ja vuorovaikutuksen väline, mutta se ei ole kuitenkaan hopealuoti, joka yksin ratkaisee kaikki organisaation viestintätarpeet ja -haasteet. Tietomäärän kasvaessa ja siten myös infoähkyn lisääntyessä, arvostan entistä enemmän minulle kohdistettua, järkevästi palasteltua sisältöä, joka on esitelty visuaalisesti kauniilla tavalla ja jota voi helposti käyttää myös kännykällä. Tällaiseen tarpeeseen joustava, helppokäyttöinen ja täysin mobiilikäytettävä SharePoint Online -intranet on aivan loistava ratkaisu.

Mihin intraa vielä tarvitaan?

Erilaisissa ja eri kokoisissa organisaatioissa on omat erityispiirteensä, mutta niitä yhdistää samantyyppiset tarpeet ja sisäisen viestinnän haasteet. Internal Communcations Monitor 2020 -tutkimuksen mukaan sisäisen viestinnän tärkein rooli on rakentaa kuvaa organisaation strategiasta, tavoitteista, päätöksistä ja tehtävistä, vahvistaa me-henkeä sekä mahdollistaa organisaation prosessi- tai työohjeiden ja uutisen jakelu oikeille henkilöille. Lähes kaikilla organisaatioilla on jonkinlaisia haasteita näiden asioiden kanssa ja jos en työntekijänä hahmota omaa kokonaisuuttani organisaatiossa, jää sitoutuminen organisaatioon heikoksi. Näiden tehtävien toteuttajana intranet on edelleen ylivoimainen väline, joka mahdollistaa sen, että tietoon pääsee käsiksi juuri silloin, kun työntekijä sitä tarvitsee (myös mobiilisti) ja asiat ovat helposti löydettävissä myös myöhemminkin.

Onnistuessaan sisäinen viestintä sitouttaa, motivoi ja tuo ihmisistä parhaat kyvyt esille. Avoimella ja vuorovaikutteisella viestinnällä voidaan luoda työhyvinvointia, kasvattaa työn tehokkuutta ja turvallisuutta, lisätä työn mielekkyyttä ja saada aikaiseksi säästöjä: sekä euroja että työntekijöiden kallisarvoista aikaa. Samalla luodaan ylivertaista asiakaskokemusta (Forbes: How Happy Employees Lead To Happy Customers, Companies And Shareholders). Hyvä asiakaskokemusta ei synny ilman hyvää työntekijäkokemusta.

Jotta voimme viedä työntekijäkokemuksen seuraavalle tasolle, on meidän ehdottomasti nähtävä digitaalinen työympäristö osana työntekijäkokemusta. Intranet voi olla organisaation digitaalisen työympäristön kivijalka, se yhteenliimaava voima:

• jolla vahvistetaan hybridityössä organisaation me-henkeä,
• jolla varmistetaan, että kaikki löytävät työssään tarvitsemat tiedot ja asiat helposti ja
• joka toimii ponnahduslautana paitsi kaikkiin työssä tarvittaviin työkaluihin myös työntekijöiden sosiaalisiin verkostoihin.

Rakenna teidän organisaation oloinen intranet!

Intranetillä on edelleen paikkansa, kunhan sen suunnittelu ja toteutus tehdään suunnitelmallisesti ja organisaation käyttäjien tarpeet huomioiden. Oleellisinta modernissa intranetissa on, että:

1. se tukee sen käyttäjien tarpeita ja työntekoa ja siten luo heille lisäarvoa,
2. se tuottaa organisaatiolle mitattavissa olevaa liiketoimintahyötyä ja
3. sillä on selkeä, määritelty rooli ja tehtävä viestintä- ja yhteistyövälineiden joukossa. Jokaisella välineellä ja työkalulla tulee olla oma, määritelty ja viestitty roolinsa osana kokonaisuutta.

Nouseeko kylmä hiki selkäpiihin – miten minä osaan kaikki nämä asiat huomioida? Tätä tarkoitusta varten olemme rakentaneet uuden kurssin Intra Bootcampin (Intranet Bootcamp – tehokurssi projektiryhmälle)! Bootcampin avulla luotte vision paremmasta työpäivästä ja valatte kestävän perustan käyttäjiä palvelevalle intranetille. Takaamme, että säästätte paljon aikaa, rahaa ja hermoja tämä avulla, kun tiedätte mitä olette intrassa tekemässä, miksi, kenelle ja miten. Unohda perinteiset raskaat konseptit ja työläät määrittelydokumentit; valjasta intran ydintiimisi supervoimilla ja kehitä uusi intra ketterästi!

Tutustu tarkemmin Sulavan intranet- ja ekstranetpalveluihin täältä.

Muut aiheeseen liittyvät kurssit: