Data puhtaaksi ja hyödyllisiksi raporteiksi itsepalveluna – kuka siihen pystyy ja miten?
Jotta datasta saa esille liiketoiminnan kannalta oleellisen ja löytää hyödynnettäviä trendejä, tulee data järjestää puhtaiksi ja hyödyllisiksi raporteiksi. Data ja sen hyödyntäminen on nykyään yhä tärkeämpää kaiken kokoisessa liiketoiminnassa. Kerätystä datasta etsitään trendejä ja suhteita, jotka eivät ole vielä näkyvissä muuta kautta. Tiedon hyödyntäminen ei kuitenkaan ole aivan mutkatonta. Tyypillisiä välineitä tiedon hyödyntämiseen ovat sen jalostaminen erilaisiksi raporteiksi ja visualisoinneiksi.
Tiedon jalostaminen on usein raskasta ja aikaavievää. Perinteisessä data-analyysissä noin 80 % ajasta käytetään tiedon käsittelyyn ja vain noin 20 % sen analysointiin. Käsittelyn automatisointiin on siis selkeästi tarvetta, mutta kuitenkaan aina ei ole mahdollisuutta ostaa sitä palveluna tai ammattilaiselta. Tällöin tarvitaan avuksi itsepalvelu ETL:ää.
Lyhenne ETL tulee sanoista extract, transform ja load eli hae, muokkaa ja lataa. Itsepalvelu (engl. self service) puolestaan viittaa siihen, ettei tiedon käsittelyyn tarvita ulkopuolista palveluntarjoajaa, eikä välttämättä edes omaa IT-osastoa, vaan se voidaan suorittaa itse. Tähän tarpeeseen tarjoaa Microsoft myös työkalun.
Microsoftin Power BI ja Excel sisältävät molemmat ilmaisen Power Query -editorin, jonka avulla voidaan toteuttaa yksinkertaisesti tiedon noutoa, muokkausta ja sen latausta erilaisiin kyselyihin. Kerran tehtyä kyselyä voidaan hyödyntää myös jatkossa, kunhan tiedon rakenne tai sen sijainti eivät muutu. Tekemällä kerralla kunnollinen kysely voidaan sitä hyödyntää pitkään. Ja säästynyt aika voidaan käyttää tiedon analysointiin.
Kerran tehtyjä Power Query -kyselyjä voidaan hyödyntää sekä Excelissä että Power BI:ssa, sillä ne muokkaavat lähtötiedon paremmin jäsenneltyyn ja hyödynnettävämpään muotoon. Kyse on siitä, että kyselyssä ladataan data valikoidusta lähteestä, kuten verkosta, tietokannasta tai koneen kansiosta, puhdistetaan data loogisesti järkeväksi kokonaisuudeksi ja lopulta ladataan sovellukseen jatkotyöskentelyä ja esittämistä varten.
Lopputuloksena on parhaimmillaan kerran tehty kysely, jota voidaan hyödyntää useita vuosia ilman, että siihen tulevaa dataa tarvitsee käsitellä uudelleen. Ihan näin helppoa ja automaattista se ei tietenkään ole, vaan lähtödatojen muokkaaminen haluttuun muotoon vaatii jonkin verran harjaannusta. Katso siis webinaarin tallenne ja tutustut datan käsittelemiseen hyödynnettäväksi kyselyksi!
Samasta aiheesta järjestetään lisäksi upea yhden päivän koulutus Power Query -kyselyt. Kurssin tiedot ja järjestämisajankohdat löytyvät Sulavan koulutuskalenterista.